Työaikalaki ja työaikakirjanpito - Kattava opas suomalaisille yrityksille

EasyHours | 3. huhtikuuta 2025

Helposti ymmärrettävä opas työaikalain (872/2019) vaatimuksiin ja työaikakirjanpidon toteuttamiseen

Tunnisteet: työaikalaki, työaikakirjanpito, kellokortti, työajanseuranta, EU-työaikadirektiivi, digitaalinen kellokortti, työsuojelu

Suomen työaikalaki (872/2019) velvoittaa kaikki työnantajat pitämään työaikakirjanpitoa työntekijöistään. Laki perustuu EU:n työaikadirektiivin vaatimuksiin ja EU-tuomioistuimen toukokuussa 2019 antamaan CCOO-tuomioon (C-55/18), jonka mukaan jäsenvaltioiden on varmistettava työajan objektiivinen seuranta.

Tässä artikkelissa käymme läpi kaiken, mitä työnantajan tulee tietää työaikalain vaatimuksista - lainsäädännön taustasta käytännön toteutukseen. Annamme konkreettisia neuvoja siitä, kuinka digitaalinen kellokortti helpottaa lain noudattamista.

Työaikalaki Suomessa

Suomen työaikalaki (872/2019) tuli voimaan 1.1.2020. Lain 32 § velvoittaa jokaisen työnantajan kirjaamaan tehdyt työajat ja niistä maksetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Tämä työaikakirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia työnantajia toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta.

Työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen velvollisuus, joka palvelee useita tärkeitä tarkoituksia:

Varmistaa työaikasääntöjen noudattamisen
Suojaa työntekijöiden oikeuksia
Dokumentoi ylityöt ja muut korvaukset
Mahdollistaa työsuojeluviranomaisten valvonnan

EU-tausta ja CCOO-tuomio

EU-tuomioistuin antoi toukokuussa 2019 merkittävän CCOO-tuomion (C-55/18), joka vahvisti työajan seurannan tärkeyden. Tuomion mukaan:

Jäsenvaltioiden on varmistettava, että työnantajat ottavat käyttöön objektiivisen, puolueettoman ja luotettavan järjestelmän
Järjestelmän tulee mitata jokaisen työntekijän päivittäinen työaika
Tämä on ainoa tapa varmistaa EU:n työaikadirektiivin (2003/88/EY) noudattaminen

EU:n työaikadirektiivi asettaa seuraavat keskeiset vaatimukset:

Enimmäistyöaika 48 tuntia viikossa (keskiarvo tasoittumisjakson aikana)
Vähintään 11 tunnin yhtäjaksoinen vuorokausilepo
Vähintään 24 tunnin yhdenjaksoinen viikoittainen vapaa
Tauot yli 6 tunnin työpäivissä

Ketä työaikalaki koskee?

Työaikalaki koskee lähtökohtaisesti kaikkia työntekijöitä ja työnantajia Suomessa. Työaikakirjanpitovelvollisuus koskee:

Kaikkia yksityisiä yrityksiä
Julkisia organisaatioita
Yhdistyksiä ja säätiöitä, joilla on työntekijöitä
Sekä tunti- että kuukausipalkkalaisia työntekijöitä

Poikkeukset työaikalain soveltamisesta

Työaikalaki ei koske:

Johtavassa asemassa olevia - Yrityksen tai sen itsenäisen osan johtamisesta vastaavat henkilöt (esim. toimitusjohtaja, johtoryhmän jäsenet)
Itsenäisessä asemassa olevia - Työntekijät, jotka voivat itse päättää työajastaan ja työpaikastaan
Uskonnollisia toimituksia - Kirkkojen ja uskonnollisten yhdyskuntien hengellinen työ

Huomaa, että poikkeukset ovat kapeita ja ne on mainittava nimenomaisesti työsopimuksessa.

Työaikakirjanpidon vaatimukset

Mitä tulee kirjata?

Työaikakirjanpitoon on merkittävä:

Tehdyt työtunnit päivittäin
Ylityötunnit ja niistä maksetut korvaukset
Sunnuntaityötunnit ja korvaukset
Lisätyötunnit
Hätätyötunnit

Miten kirjata?

Työaikalaki ei määrittele teknistä toteutustapaa. Vaihtoehtoja ovat:

Digitaalinen kellokortti - Moderni kellokortti-sovellus (suositeltavin)
Excel-taulukot - Työajanseuranta Excel-pohjilla
Paperinen tuntikirjaus - Perinteiset tuntilistat

Järjestelmän tulee olla:

Objektiivinen - Puolueeton ja tarkka
Luotettava - Tietoja ei voi helposti muuttaa tai kadottaa
Saatavilla - Sekä työnantaja että työntekijä pääsevät tietoihin

Säilytysvelvollisuus

Työaikakirjanpito on säilytettävä vähintään:

2 vuotta työsuhteen päättymisestä
2 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin työ on tehty

Seuraukset laiminlyönneistä

Työaikakirjanpidon laiminlyönti voi johtaa vakaviin seurauksiin:

Rikosoikeudelliset seuraukset

Työaikasuojelurikos (RL 47:2) - Sakko tai vankeutta enintään 6 kuukautta
Koskee työaikakirjanpidon laiminlyöntiä, väärentämistä tai hävittämistä

Hallinnolliset seuraukset

Työsuojeluviranomaisen kehotus korjata puutteet
Velvoittava määräys työaikakirjanpidon käyttöönottoon
Uhkasakko määräyksen tehostamiseksi

Taloudelliset seuraukset

Työntekijöiden vahingonkorvausvaatimukset
Maksamattomat ylityökorvaukset korkoineen
Mainehaitta ja luottamuksen menetys

Digitaalinen kellokortti ratkaisuna

Moderni kellokortti-sovellus on tehokkain tapa noudattaa työaikalakia. EasyHours kellokortti tarjoaa:

Helppokäyttöisyys

Työajan kirjaus yhdellä napautuksella
Kellokortti-sovellus mobiilissa ja tietokoneessa
Automaattinen työajanseuranta

Lakisääteiset ominaisuudet

Täyttää kaikki työaikalain vaatimukset
Automaattinen työaikakirjanpito
Tiedot säilyvät turvallisesti pilvipalvelussa

Hyödyt yritykselle

Vähentää hallinnollista työtä
Estää työaikavirheet ja väärinkäytökset
Helpottaa palkanlaskentaa
Varmistaa työaikalain noudattamisen

Käyttöönotto

Valitse järjestelmä - Kokeile EasyHours kellokorttia ilmaiseksi
Kouluta henkilöstö - Digitaalinen kellokortti on helppo oppia
Aloita seuranta - Työajanseuranta käyntiin muutamassa minuutissa
Valvo käyttöä - Varmista, että kaikki kirjaavat työaikansa

Yhteenveto

Työaikalaki (872/2019) velvoittaa kaikki suomalaiset työnantajat pitämään työaikakirjanpitoa. Tämä ei ole vain lakisääteinen velvollisuus vaan myös tapa suojella sekä työntekijöitä että yritystä.

Digitaalinen kellokortti tekee työaikalain noudattamisesta helppoa. EasyHours kellokortti-sovellus on suunniteltu erityisesti suomalaisten yritysten tarpeisiin - se täyttää kaikki työaikalain vaatimukset ja tekee työajanseurannasta vaivatonta.

Aloita työajanseuranta tänään - Kokeile EasyHours kellokorttia ilmaiseksi ja varmista, että yrityksesi noudattaa työaikalakia. Vieraile EasyHours.fi -sivustolla ja ota digitaalinen kellokortti käyttöön muutamassa minuutissa.