Työajanseuranta Suomessa
EasyHours tekee työajanseurannasta yksinkertaista: työntekijät kirjaavat työajan mobiilissa, selaimessa tai yhteisellä laitteella, esihenkilö tarkistaa poikkeamat ja hyväksytyt tunnit saa raporteiksi palkanlaskentaa, projekteja ja työaikakirjanpitoa varten.
Kellokortti
EasyHours
Mika
Valmis aloittamaan?
Mitä työajanseuranta tarkoittaa?
Työajanseuranta tarkoittaa työntekijöiden toteutuneen työajan kirjaamista ja tarkistamista. Käytännössä se kattaa työn aloituksen ja lopetuksen, tauot, kokonaistunnit, lisä- ja ylityöt sekä tarvittaessa projektin, asiakkaan, työmaan tai tehtävän.
Suomessa työajanseuranta liittyy myös työaikakirjanpitoon. Työnantajan pitää pystyä osoittamaan tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Hyvä työajanseurantajärjestelmä tekee tämän arjessa, ei vasta kuukauden lopussa muistista.
Laki ja käytäntö
Muistista täytetyt tunnit, paperiset tuntilaput ja irralliset viestit aiheuttavat helposti puuttuvia taukoja, unohtuneita ylitöitä ja jälkikäteen korjattavia palkkatietoja. Kun työaika kirjataan lähellä työn tekemistä, palkanlaskennan pohja on selkeämpi.
Työaikakirjanpidolla on merkitystä, jos työntekijä, luottamusedustaja tai työsuojeluviranomainen pyytää selvitystä tehdyistä tunneista. Järjestelmässä syntynyt hyväksytty raportti on parempi lähtökohta kuin sähköpostiketju tai käsin korjattu taulukko.
EasyHours ei korvaa yrityksesi juridista arviointia tai palkanlaskentaa. Se antaa käytännön työnkulun työajan kirjaamiseen, korjausten hyväksymiseen, raportointiin ja tietojen vientiin, jotta työaikakirjanpito ei jää hajallaan olevien muistiinpanojen varaan.
Työaikalain 872/2019 mukaan työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa. Kirjanpidosta pitää käydä ilmi tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Tämä sivu on käytännön tuote- ja ostajan opas, ei oikeudellinen neuvonta.
Digitaalinen työajanseuranta auttaa tekemään velvollisuudesta hallittavan prosessin: työntekijä kirjaa ajan, esihenkilö tarkistaa poikkeamat ja yritykselle jää raportti, joka voidaan esittää, viedä tai arkistoida tarvittaessa.
Näin se toimii
Hyvä työajanseurantajärjestelmä on työntekijälle nopea, esihenkilölle hallittava ja hallinnolle raportoitava. EasyHours pitää prosessin samassa paikassa kirjauksesta vientiin.
Työntekijä leimaa sisään mobiilissa, selaimessa tai yhteisellä kioskilla, valitsee tarvittaessa projektin, asiakkaan tai sijainnin ja leimaa ulos työpäivän päättyessä. Kirjaus syntyy silloin, kun työ tapahtuu.
Näkymä nostaa esiin puuttuvat ulosleimaukset, poikkeavat tuntimäärät, korjauspyynnöt, tauot ja hyväksyntää odottavat tunnit. Esihenkilö korjaa tai hyväksyy ennen kuin tietoja käytetään eteenpäin.
Hyväksytyt tunnit voidaan koostaa työntekijän, jakson, projektin, asiakkaan tai tehtävän mukaan ja viedä CSV- tai Excel-muodossa palkanlaskennan, kirjanpidon, laskutuksen tai sisäisen raportoinnin käyttöön.
Käytännössä
EasyHours on rakennettu koko työajanseurannan ketjulle: nopea kirjaus työntekijälle, poikkeamien tarkistus esihenkilölle ja raportit yrityksen hallinnolle.
Työajan merkintä
Aloitettu 8.15 · tänään
Projekti
Tripla · 1. kerroksen asennus
Tänään
3 t 42 min
Tällä viikolla
28 t 10 min
Mobiili- ja selainkirjaukset pitävät työajan lähellä työpäivää. Työntekijä voi aloittaa ja lopettaa työajan, merkitä tauot, tarkistaa omat kirjaukset ja lisätä tarvittavan projekti- tai tehtävätiedon.
Puuttuvat kirjaukset, korjaukset, ylityöt ja hyväksyntää odottavat tunnit näkyvät yhdessä näkymässä. Esihenkilö käyttää aikansa poikkeamiin, ei kaikkien tuntilappujen kokoamiseen käsin.
Mikko Laine
Vastaava mestari
Aino Korhonen
Työnjohtaja
Elias Niemi
Sähköasentaja
Sofia Virtanen
Asentaja
Jukka Hämäläinen
Asentaja
Tunnit yhteensä
209 t 30 min
Normaalit
195 t 00 min
Ylityö
14 t 30 min
Bruttopalkka
4 684,50 €
Mikko Laine
Vastaava mestari
Aino Korhonen
Työnjohtaja
Elias Niemi
Sähköasentaja
Sofia Virtanen
Asentaja
Jukka Hämäläinen
Asentaja
Ajastettu · joka maanantai klo 6.00 osoitteeseen palkat@malli.fi · seuraava ajo 24.3.
onHyväksytyt tunnit voidaan raportoida työntekijän, ajanjakson, projektin, asiakkaan tai tehtävän mukaan ja viedä CSV- tai Excel-muodossa. EasyHours ei ole palkanlaskentaohjelma, vaan tuottaa sille selkeän aineiston.
Ajantasainen näkymä
Perinteinen kellokortti kertoo lopulta tunnit. EasyHours auttaa myös työpäivän aikana: esihenkilö näkee läsnäolon ja tarvittaessa kirjauksen sijaintitiedon.
Rakennustyömaat, asiakaskohteet, toimipisteet ja muut työpaikat voidaan määrittää järjestelmään. Sijaintitoimintoja kannattaa käyttää vain silloin, kun ne sopivat työn luonteeseen ja ne on kerrottu työntekijöille läpinäkyvästi.
Yhdestä näkymästä näkyy, kuka on kirjautunut sisään, kuka on tauolla ja kuka ei ole vielä aloittanut. Se helpottaa vuoronvaihtoja, työnjakoa ja päivittäisiä kysymyksiä ilman erillisiä viestejä.
Sofia Laine
alkaen 06:12
Emma Salonen
alkaen 06:34
Janne Lehto
alkaen 06:58
Lauri Hakala
alkaen 07:11
Dani Niemi
alkaen 07:26
Sari Berg
alkaen 07:48
Miksi työajanseuranta epäonnistuu
Työajanseuranta kaatuu harvoin siihen, etteikö yritys tietäisi velvollisuuttaan. Vaikeudet syntyvät arjessa: käyttöasteessa, unohtuneissa kirjauksissa, korjauksissa ja kustannuksissa.
Jos työajanseuranta tuntuu ylimääräiseltä hallinnolta, kirjaukset tehdään myöhemmin muistista. Silloin tiedot ovat epätarkkoja ja esihenkilö joutuu kyselemään tunteja perässä.
Miten EasyHours auttaa
Unohduksia tapahtuu jokaisessa tiimissä. Ratkaisevaa on, huomataanko ne ajoissa ja saadaanko korjaukset hyväksyttyä ennen palkanlaskentaa tai raportointia.
Miten EasyHours auttaa
Pieni tiimi voi aloittaa taulukolla, mutta versiot, kaavat, allekirjoitukset, korjaukset ja arkistointi muuttuvat nopeasti riskiksi. Sama tieto päätyy eri paikkoihin eri muodossa.
Miten EasyHours auttaa
Moni yritys ei tarvitse täyttä HR-pakettia, vaan luotettavan kellokortin ja työajanseurannan. Pitkät käyttöönottoprojektit ja lisämaksut hidastavat arkea, vaikka tarve on yksinkertainen.
Miten EasyHours auttaa
Kenelle?
Maksaa itsensä takaisin
Kun tunnit kirjataan työn aikana, esihenkilöiden ei tarvitse arvailla, kysellä tai rakentaa raportteja käsin.
Esimerkkilaskelma
20 työntekijän tiimi
Kun jokainen säästää 5 minuuttia päivässä
20 työntekijää
5 min säästö per työpäivä
noin 36 tuntia kuukaudessa takaisin
Arvioitu säästö
36 h
kuukaudessa
Esimerkki perustuu manuaalisen kirjaamisen ja korjausten vähenemiseen. Todellinen säästö riippuu tiimin koosta ja prosesseista.
Palkanlaskenta
10 min
vientiin
Hyväksytyt tunnit voi viedä tiedostoksi ilman tuntilappujen keräilyä ja Excelin siivousta.
Laskutus
1-3 %
enemmän kirjattua aikaa
Kun kirjaus tehdään heti, pienet tehtävät ja kohteiden väliset työt eivät katoa muistista.
Hallinto
2-3 h
vähemmän viikkotyötä
Puuttuvat leimaukset ja virheet näkyvät ajoissa. Esihenkilö voi korjata ne ennen raportointia.
Seuraavat vaiheet
Osa vertailee kellokorttia ja mobiilisovellusta, osa etsii Excel-vaihtoehtoa tai lakitietoa. Nämä kohdat auttavat hahmottamaan oikean ratkaisun.
Miksi työnantajan pitää kirjata tehdyt tunnit ja miten digitaalinen prosessi auttaa.
Miten työntekijä kirjaa tunnit ja esihenkilö hyväksyy poikkeamat.
Mobiili- ja selainpohjainen vaihtoehto perinteiselle kellokortille.
Milloin taulukko riittää ja milloin kannattaa siirtyä järjestelmään.
Usein kysytyt kysymykset
Lyhyet vastaukset kysymyksiin, joita suomalaiset yritykset pohtivat ennen työajanseurantajärjestelmän valintaa.
Työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa työaikalain mukaisesti. Käytännössä yrityksen pitää pystyä kirjaamaan ja osoittamaan tehdyt työtunnit ja niistä maksetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Tarkat velvoitteet kannattaa varmistaa omalta juridiselta tai työehtosopimusasiantuntijalta.
Työaikakirjanpitoon merkitään työntekijöittäin tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset. Käytännössä seurataan säännöllistä työaikaa sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötä tai vaihtoehtoisesti kaikkia tehtyjä tunteja ja erikseen korotettavia tunteja.
Hyvin pienessä tiimissä Excel voi toimia hetken, mutta versiot, kaavat, korjaukset, hyväksynnät ja arkistointi muuttuvat nopeasti hankaliksi. Digitaalinen järjestelmä tekee samoista tiedoista tarkistettavan ja vietävän prosessin.
Työntekijä voi täydentää tai korjata kirjauksia, ja esihenkilö tarkistaa poikkeamat ennen hyväksyntää. Näin muutokset eivät jää epäselviksi viesteiksi tai erillisiksi muistilapuiksi.
Kyllä. EasyHours toimii mobiilissa ja selaimessa, joten työaika voidaan kirjata työmaalla, asiakkaan luona, toimistolla tai etätyössä. Sijaintitoimintoja voi käyttää silloin, kun ne ovat yrityksen työnkulkuun ja tietosuojakäytäntöihin sopivia.
Ei. EasyHours kirjaa, tarkistaa ja raportoi työajan. Hyväksytyt tunnit voidaan viedä palkanlaskennan valmisteluun, mutta varsinainen palkanlaskenta tehdään yrityksen omassa palkkaprosessissa.
Kellokortti tarkoittaa usein sisään- ja ulosleimausta. Työajanseurantajärjestelmä kattaa lisäksi korjaukset, hyväksynnät, tauot, ylityöt, projektikohdistukset, raportit ja viennit.
Ei aina. Monelle tiimille riittää mobiili- tai selainkirjaus ilman sijaintitietoa. GPS- tai geofence-toiminnot ovat hyödyllisiä lähinnä liikkuvassa työssä, ja niiden käyttö pitää hoitaa läpinäkyvästi ja tietosuojan kannalta oikein.
Kokeile EasyHoursia
Testaa EasyHoursia oikealla työnkululla: työntekijät kirjaavat ajan, esihenkilöt tarkistavat poikkeamat ja hyväksytyt tunnit viedään raporteiksi.
Alkaen 5 € / käyttäjä / kk · 30 päivää ilmaiseksi · ei luottokorttia
