Työajanseuranta Excel
Lataa muokattavat Excel-pohjat työajanseurantaan, tuntilistoihin ja työaikakirjanpidon valmisteluun. Valitse viikkopohja, kahden viikon pohja, kellokortti, poissaoloja sisältävä taulukko tai projektikohtainen tuntiseuranta ilman sähköpostin jättämistä.
Lataukset
Kaikki pohjat ovat lukitsemattomia ja muokattavia. Voit lisätä yrityksen nimen, palkkakauden, projektit, tauot, poissaolot, hyväksynnän ja omat sarakkeet ennen käyttöönottoa.
Suosituin
Selkeä maanantaista sunnuntaihin etenevä työajanseuranta Excel -pohja työntekijöille, yrittäjille, konsulteille ja pienille tiimeille, jotka palauttavat tunnit viikoittain.
Kaksi viikkoa
Yksi työkirja kahdelle täydelle viikolle, kun palkkakausi, hyväksyntä tai tuntien tarkistus tehdään kahden viikon jaksoissa.
Poissaolot
Laajempi kahden viikon pohja, kun samaan taulukkoon halutaan kirjata tehdyt tunnit, sairauspoissaolot, lomat ja muu palkallinen poissaolo.
Sisään ja ulos
Tuttu kellokorttimainen pohja tuntityöhön ja vuoroihin, joissa työntekijä merkitsee päivän aloitusajan, lopetusajan ja tauot.
Kevyt
Kevyt Excel-pohja yritykselle, joka haluaa aloittaa työajan kirjaamisen ilman raskasta rakennetta ja saada silti päivän ja viikon tuntisummat näkyviin.
Projektit
Yksityiskohtaisempi tuntiseuranta Excelissä, kun tunnit pitää jakaa projektin, asiakkaan, tehtävän tai laskutettavan työn mukaan.
Päivä
Yksinkertainen ja selkeä Excel-pohja: Päivittäinen tuntikirjaus.
Kuukausi
Yksinkertainen ja selkeä Excel-pohja: Kuukausittainen tuntikirjaus.
Projektit
Yksinkertainen ja selkeä Excel-pohja: Projektituntikirjaus.
Vuorot
Yksinkertainen ja selkeä Excel-pohja: Vuorokohtainen tuntikirjaus.
Pohjan valinta
Valitse mahdollisimman pieni pohja, joka tuottaa tarvittavan tiedon. Lisäsarakkeet auttavat vain, jos joku tarkistaa ne ennen palkanlaskentaa, laskutusta tai työaikakirjanpidon arkistointia.
| Tarve | Käytä tätä pohjaa | Miksi |
|---|---|---|
| Tarvitset vain viikoittaisen tuntilistan | ViikkotuntilistaTyöntekijällä on yksi selkeä paikka kirjata tunnit ja esihenkilö saa viikon kokonaissumman. | Työntekijällä on yksi selkeä paikka kirjata tunnit ja esihenkilö saa viikon kokonaissumman. |
| Tunnit tarkistetaan kahden viikon jaksoissa | Kahden viikon työaikataulukkoKoko jakso pysyy samassa työkirjassa, eikä kahta viikkotiedostoa tarvitse yhdistää käsin. | Koko jakso pysyy samassa työkirjassa, eikä kahta viikkotiedostoa tarvitse yhdistää käsin. |
| Poissaolot pitää nähdä työtuntien vieressä | Työaikataulukko sairaus- ja lomatunneillaTehdyt tunnit ja palkallinen poissaolo pysyvät erillään ennen tarkistusta ja palkkakäsittelyä. | Tehdyt tunnit ja palkallinen poissaolo pysyvät erillään ennen tarkistusta ja palkkakäsittelyä. |
| Tuntityöntekijät kirjaavat aloituksen ja lopetuksen | Kellokortti ExcelissäMuoto muistuttaa perinteistä kellokorttia ja sopii sisään- ja uloskirjauksen käsin täyttämiseen. | Muoto muistuttaa perinteistä kellokorttia ja sopii sisään- ja uloskirjauksen käsin täyttämiseen. |
Käyttöohje
Excel voi riittää pienelle ja vakaalle tiimille, jos rutiini on selkeä. Riskit kasvavat, kun vanhoja rivejä ylikirjoitetaan, kaavoja muutetaan, tiedostoja lähetetään myöhässä tai hyväksyntä jää epäselväksi.
Tallenna tiedosto työntekijän, tiimin ja palkkakauden nimellä ennen täyttämistä. Se vähentää versiosekaannuksia ja tekee arkistosta helpommin haettavan.
Pyydä työntekijöitä täyttämään aloitus, lopetus, tauko, projekti ja poikkeamat työpäivän päätteeksi, kun tiedot ovat vielä tuoreessa muistissa.
Pidä kaavat, kokonaissummat ja ylityölaskenta suojattuina tai selvästi merkittyinä, jotta korjaukset tehdään syöttökenttiin eikä laskenta rikkoudu huomaamatta.
Tarkista puuttuvat päivät, poikkeavat tunnit, tauot, poissaolot ja hyväksyntä ennen kuin taulukkoa käytetään palkanlaskennan, laskutuksen tai työaikakirjanpidon lähteenä.
Milloin Excel ei riitä
Suomalaisissa hakutuloksissa Excel nähdään hyvänä kevyenä ratkaisuna pienille yrityksille, mutta rajoitteet korostuvat, kun työntekijöitä, toimipisteitä, työaikamalleja, poissaoloja tai tarkistusvaiheita tulee lisää.
| Tilanne | Excel | EasyHours |
|---|---|---|
| Unohtuneet kirjaukset | Päivä täytetään usein muistista viikon tai jakson lopussa. | Työntekijä leimaa mobiilissa, selaimessa tai kioskilla, ja puuttuvat kirjaukset voidaan huomata ennen jakson sulkemista. |
| Työaikakirjanpidon jäljitettävyys | Taulukko näyttää lopulliset luvut, mutta ei aina kerro kuka muutti solua, milloin muutos tehtiin tai kuka sen hyväksyi. | Korjaukset ja hyväksynnät kulkevat samassa työnkulussa, jolloin tarkistettu raportti on helpompi säilyttää ja esittää tarvittaessa. |
| Projektit, kohteet ja poissaolot | Lisäsarakkeet tekevät pohjasta nopeasti raskaan ja altistavat kaavavirheille. | Tunnit voidaan kohdistaa projektille, asiakkaalle, tehtävälle tai kohteelle ilman erillisiä tiedostoversioita. |
| Palkanlaskennan vienti | Tiedostoja pitää usein yhdistää, siivota ja muotoilla ennen jatkokäsittelyä. | Hyväksytyt tunnit voidaan viedä CSV- tai Excel-muodossa työntekijän, jakson, projektin tai tehtävän mukaan. |
Aiheeseen liittyen
Käytä Excel-pohjaa, jos se riittää nykyiseen prosessiin. Lue pääopas, jos haluat hahmottaa koko työajanseurannan työnkulun ja työaikakirjanpidon roolin.
Suomen pääsivu työajanseurannasta, hyväksynnöistä, raporteista ja työaikakirjanpidon käytännön prosessista.
Lue lisääMiten työnantajan työaikakirjanpidon velvollisuus liittyy arjen tuntikirjauksiin ja tarkistettuihin raportteihin.
Lue lisääMiten digitaalinen työajanseuranta eroaa hajanaisista Excel-tiedostoista, paperista ja viesteistä.
Lue lisääUsein kysytyt kysymykset
Lyhyet vastaukset ennen kuin lataat ja muokkaat pohjia omaan käyttöön.
Kyllä. Kuusi Excel-pohjaa voi ladata ja ottaa käyttöön maksutta, eikä lataus vaadi sähköpostiosoitetta.
Pohjat ovat XLSX-tiedostoja, mutta rakenne ja kaavat ovat yksinkertaisia. Ne voi yleensä avata myös Google Sheetsissä ja LibreOffice Calcissa. Tarkista aina summat ja kaavat tuonnin jälkeen.
Excel voi olla osa toimivaa käytäntöä pienessä ja yksinkertaisessa tilanteessa, jos tiedot kirjataan, tarkistetaan, säilytetään ja esitetään asianmukaisesti. Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa. Varmista oman yrityksesi velvoitteet työaikalain, työehtosopimusten, tietosuojan ja palkanlaskennan asiantuntijalta.
Työaikalain mukaan työnantajan on pidettävä kirjaa työntekijöittäin tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Käytännön toteutus voi riippua työaikamallista, toimialasta ja sopimuksista, joten tarkista yksityiskohdat omalle tilanteellesi.
Kyllä. Pohjat ovat muokattavia, joten voit lisätä yrityksen nimen, työmaan, projektin, asiakkaan, poissaolokategoriat, hyväksyntäkentät tai omat ylityömerkinnät. Testaa kaavat muutosten jälkeen.
Siirtyminen kannattaa, kun esihenkilöt jahtaavat tiedostoja, työntekijät unohtavat kirjauksia, kaavat rikkoutuvat, palkanlaskennan valmistelu vaatii toistuvaa siivousta tai tarvitset selkeämmän korjaus- ja hyväksyntähistorian.
Seuraava askel
Aloita Excel-pohjalla, jos tiimi on pieni ja prosessi on yksinkertainen. Kun tarvitset mobiilileimaukset, esihenkilön hyväksynnät, korjaushistorian ja siistit viennit, EasyHours tekee samasta prosessista hallittavamman.
