Attendance- ja tyoajanseuranta Excel
Lataa muokattavat Excel- ja PDF-pohjat lasnaolon, tyoaikakirjanpidon, sisaan- ja uloskirjausten, taukojen ja poissaolojen seurantaan. Pohjat sopivat pienille tiimeille, vuoroihin ja toimipisteisiin, joissa halutaan aloittaa yksinkertaisella taulukolla ennen varsinaista tyoajanseurantasovellusta.
Lataukset
Jokainen tiedosto on lukitsematon ja muokattava. Voit lisata yrityksen nimen, seurantajakson, vuorot, allekirjoitukset ja esihenkilon tarkistuksen. Tarkista aina, etta pohja vastaa omia tyoaikakirjanpidon kaytantoja ja paikallisia vaatimuksia.
Suosituin
Tulostettava kuukausipohja yhdelle tyontekijalle. Mukana saapumisaika, saapumisen allekirjoitus, lahtoaika, lahdon allekirjoitus, tyoskentelyaika, huomiot ja esihenkilon hyvaksynta.
Viikko
Maanantaista sunnuntaihin eteneva attendance-pohja tyontekijoille, jotka kirjaavat lasnaolon, sisaan- ja ulosajat, tauot, huomiot ja viikon hyvaksyttavaksi.
Tiimi
Paivakohtainen rekisteri usealle tyontekijalle vastaanottoon, tyomaalle, varastoon, koulutukseen tai muuhun yhteiseen sijaintiin.
Tulostus
Yksinkertainen tulostettava sign-in sheet tiimeille, jotka tarvitsevat vain nimen, saapumisajan, lahtoajan, allekirjoituksen ja lyhyen huomion.
Poissaolot
Kuukausipohja, jossa tehdyt tunnit, sairauspoissaolot, lomat, palkattomat poissaolot, pyhapaivat, huomiot ja hyvaksynta ovat samalla arkilla.
Sisaan/ulos
Kellokorttimainen attendance-pohja yhdelle tyontekijalle. Mukana jaetut vuorot, tauot, paivasummat, viikkosumma ja hyvaksyntakentat.
Pohjan valinta
Valitse pienin pohja, joka tallentaa tarvittavan tiedon. Lisakentista on hyotya vain, jos joku tarkistaa ne säännollisesti.
| Tarve | Kayta tata pohjaa | Miksi |
|---|---|---|
| Tulostettava kuukausittainen lasnaolotieto yhdelle tyontekijalle | Kuukausittainen lasnaololistaSe sisaltaa 31 paivaa, saapumisen, lahdon, allekirjoitukset, tyoskentelyajan, huomiot ja hyvaksyttajan. | Se sisaltaa 31 paivaa, saapumisen, lahdon, allekirjoitukset, tyoskentelyajan, huomiot ja hyvaksyttajan. |
| Yksinkertainen viikoittainen tyoajanseuranta | Viikoittainen lasnaololistaTyontekijalla on yksi selkea paikka kirjauksille ja esihenkilo nakee viikon summan. | Tyontekijalla on yksi selkea paikka kirjauksille ja esihenkilo nakee viikon summan. |
| Esihenkilo tarkistaa tiimin paivittaisen lasnaolon | Tiimin lasnaolorekisteriKoko tiimi on yhdella paivakohtaisella arkilla, jossa on allekirjoitukset ja tarkistuskentat. | Koko tiimi on yhdella paivakohtaisella arkilla, jossa on allekirjoitukset ja tarkistuskentat. |
| Ihmiset vain kirjaavat sisaan ja ulos | Tyontekijoiden allekirjoituslistaSe on nopein tulostettava vaihtoehto vastaanottoon, sisaan kayntiin tai pieneen tiimiin. | Se on nopein tulostettava vaihtoehto vastaanottoon, sisaan kayntiin tai pieneen tiimiin. |
| Poissaolot pitaa nayttaa tyoajan rinnalla | Tyoaikakirjanpito poissaoloillaSe erottaa tehdyn tyon, sairauspoissaolot, lomat, palkattomat poissaolot ja pyhat. | Se erottaa tehdyn tyon, sairauspoissaolot, lomat, palkattomat poissaolot ja pyhat. |
| Tuntityontekijat kirjaavat sisaan- ja ulosajat | Kellokortti sisaan- ja uloskirjauksilleSe vastaa tuttua kellokorttimuotoa, jonka vuoro- ja tuntityotiimit ymmartavat nopeasti. | Se vastaa tuttua kellokorttimuotoa, jonka vuoro- ja tuntityotiimit ymmartavat nopeasti. |
Tayttaminen
Excel-pohja auttaa vain, jos prosessi on selkea. Luotettavuus heikkenee, jos vanhoja riveja muokataan ilman jalkea, kirjaukset tehdaan muistista tai taulukot toimitetaan ilman tarkistusta.
Nimea tiedosto tiimin ja jakson mukaan ennen merkintoja, jotta versiot eivat sekoitu ja arkisto loytyy myohemmin.
Pyydä tyontekijoita paivittamaan tiedot vuoron lopussa, kun aloitus, lopetus, tauot ja poikkeukset ovat viela tuoreessa muistissa.
Pidä summat, ylityokaavat ja yhteenvetorivit suojattuina, jotta muokkaukset eivat riko laskentaa.
Esihenkilon kannattaa tarkistaa puuttuvat paivat, poikkeavat tunnit, poissaolot ja hyvaksynta ennen kuin tiedostoa kaytetaan palkanlaskennan tukena.
Milloin taulukko ei riita
Paperi ja taulukot toimivat pienille ja ennustettaville tiimeille. Kun vuorot muuttuvat usein, esihenkilot tarvitsevat reaaliaikaisen nakyman tai muutoshistoria pitaa pystyä osoittamaan, sovelluspohjainen seuranta on usein vahemman tyota.
| Tilanne | Taulukko | EasyHours |
|---|---|---|
| Unohtuneet sisaankirjaukset | Paiva rakennetaan muistista viikon lopussa. | Tyontekijat kirjaavat mobiilissa tai kioskilla, ja muistutukset auttavat unohtuneissa aloituksissa ja lopetuksissa. |
| Kirjaus toisen puolesta | Paperiarkki tai suojaamaton tiedosto on helppo tayttaa toisen puolesta. | GPS-leimat, valinnainen geofencing ja kayttajakohtainen audit trail tekevat muutoksista nakyvia. |
| Reaaliaikainen attendance | Tieto nakyy vasta, kun arkki on palautettu tai keratty. | Yksi nakyma kertoo, kuka on tyossa, tauolla tai ei ole viela aloittanut. |
| Esihenkilon tarkistus | Esihenkilot etsivat tiedostoja ja tarkistavat riveja manuaalisesti. | Poikkeukset, muokkaukset ja hyvaksyntaa odottavat rivit nousevat web-hallinnan jonoon. |
| Palkanlaskennan vienti | Tiedostoja taytyy usein siivota ja muotoilla ennen vientia. | Hyvaksytyt tunnit voi viedä CSV- tai Excel-muodossa tyontekijan, jakson, sijainnin tai tiimin mukaan. |
Aiheeseen liittyvaa
Kayta pohjia, jos taulukko riittaa. Nama oppaat auttavat, kun manuaalinen prosessi alkaa hidastaa tiimia.
Miten EasyHours korvaa paperiset sign-in-listat ja Excelit mobiili-, web- ja kioskikirjauksilla.
Lue lisaaSelkea selitys, jos tarvitset attendance-seurannan lisaksi projektin, asiakkaan tai laskutettavan tyon tunnit.
Lue lisaaSamat taulukkotyypit projektien, laskutettavan tyon ja konsulttien tuntiseurannan nakokulmasta.
Lue lisaaYleisia huomioita tyoaikatietojen sailyttamisesta ja tarkistettavan kirjanpidon sisallosta.
Lue lisaaUsein kysytyt kysymykset
Lyhyet vastaukset ennen pohjan lataamista, muokkaamista ja kayttoonottoa.
Kyllä. Kuusi pohjaa voi ladata ja kayttaa maksutta. Sahkopostia tai rekisteroitymista ei tarvita.
Attendance-lista kertoo, kuka oli paikalla, poissa tai myohassa ja milloin. Tuntilista kertoo, kuinka monta tuntia tehtiin, usein projektin, asiakkaan tai tehtavan mukaan. Samat pohjat voivat tukea molempia, jos sarakkeet ja tarkistusprosessi sopivat.
Kyllä. Tiedostot ovat Excel-tyokirjoja, mutta asettelu ja kaavat ovat yksinkertaisia. Tarkista silti summat tuonnin jalkeen, koska kaavojen tulkinta voi erota tyokalujen valilla.
Kyllä. Pohjat ovat lukitsemattomia, joten voit lisata yrityksen nimen, toimipisteet, osastot, vuorokategoriat, omat sarakkeet ja kaavasolujen suojauksen.
Se riippuu paikallisista vaatimuksista ja siita, miten tiedot tallennetaan. Taulukko voi olla hyodyllinen, jos se on taydellinen, paivattu, kohdistettu tyontekijaan ja suojattu hiljaisilta muutoksilta. Tarkista kuitenkin sovellettavat saannot ennen kuin luotat siihen tarkastuksissa tai riitatilanteissa.
Ei yleensa itsestaan. Taulukko nayttaa summat, mutta ei valttamatta todista kuka muutti rivia, milloin muutos tehtiin tai kuka hyvaksyi sen.
Kun esihenkilot kayttavat aikaa taulukoiden kerailyyn, merkintoja unohtuu, palkanlaskennan siivous toistuu, et nae kuka on nyt tyossa tai tarvitset hyvaksyntaa ja muutoshistoriaa.
Seuraava vaihe
EasyHours antaa tyontekijoille nopean mobiili- tai kioskikirjauksen, esihenkiloille tarkistusjonon ja palkanlaskennalle siistin viennin. Aloita pohjalla tanaan ja siirry sovellukseen, kun manuaalinen seuranta ei enaa riita.
