Loading...
EasyHours | 3. huhtikuuta 2025
Helposti ymmärrettävä opas työajan seurannan aloittamiseen yrityksessäsi
Tunnisteet: työajan seuranta, lakivaatimukset, eu-säännöt, työaika, lepoaika, ajanseuranta, suomalainen lainsäädäntö
Lisätietoja uusista säännöistä saat lukemalla johdantoartikkelimme lakivaatimuksesta, ja jos sinulla on kysymyksiä, löydät vastauksia FAQ-artikkelistamme. Tässä keskitymme käytännön askeleisiin, jotka antavat sinulle mielenrauhan ja varmistavat, että yrityksesi noudattaa nopeasti lakisääteistä työajan rekisteröintiä.
Työaikakirjanpidon nopea käyttöönotto on tärkeää useista syistä. Ensinnäkin yrityksesi tulee lain mukaan ottaa käyttöön työaikakirjanpitojärjestelmä viimeistään 1. heinäkuuta 2024. Mitä aikaisemmin aloitatte, sitä enemmän aikaa teillä on löytää oikea ratkaisu ja totutella uusiin rutiineihin ennen määräaikaa. Toiseksi vältätte stressin ja paniikin määräajan lähestyessä – olemalla hyvissä ajoin varmistatte, että kaikki toimii ja että noudatatte sääntöjä, joten vältätte mahdolliset sakot tai huomautukset. Lue lisää työaikakirjanpidon lakivaatimuksista saadaksesi täydellisen kuvan.
Lisäksi varhainen aloitus tuo rauhaa ja selkeyttä. Voitte ottaa työaikakirjanpidon käyttöön vaihe vaiheelta ja säätää sitä matkan varrella sen sijaan, että hyppäisitte mukaan viime hetkellä. Lopuksi hyvä työaikakirjanpitoratkaisu voi tuoda myös positiivisia sivuhyötyjä: paremman kuvan työtunneista, oikeudenmukaisemman tehtävien jaon ja varmuuden siitä, ettei kukaan työskentele liikaa. Lyhyesti sanottuna – se voi itse asiassa hyödyttää sekä yritystä että työntekijöitä.
Alla käymme läpi viisi konkreettista askelta, jotka auttavat teitä pääsemään nopeasti ja helposti alkuun työaikakirjanpidon kanssa käytännössä.
Ensimmäinen askel on perehtyä siihen, mitä uusi laki tarkalleen ottaen vaatii. Lyhyesti sanottuna laki tarkoittaa, että kaikkien työntekijöiden päivittäinen työaika on kirjattava luotettavalla ja saatavilla olevalla tavalla. Joka päivä on siis kirjattava, kuinka monta tuntia (ja minuuttia) kukin on työskennellyt. Sinun ei tarvitse kirjata, mihin aikaan päivästä työ on tehty, vain päivittäinen kokonaistyöaika. Tämä on tärkeää tietoa, sillä se tekee tehtävästä hallittavamman – jos työntekijä on esimerkiksi työskennellyt normaalit 7,5 tuntia, se on se, mikä tulee merkitä ylös.
Varmista, että perehdyt lakivaatimuksen yksityiskohtiin: Ketkä yrityksessänne kuuluvat sen piiriin (tyypillisesti kaikki työntekijät, lukuun ottamatta esim. ylintä johtoa ja itsenäisiä omistajia), ja onko alallanne erityisiä sääntöjä, jotka tulee ottaa huomioon. Sinun ei tarvitse tulla lakiasiantuntijaksi, mutta hanki yleiskuva. Meidän johdantokirjoituksemme käsittelee lain pääkohdat selkeällä kielellä, jos haluat täydellisen kuvan. Tämän tiedon pohjalta olet valmis seuraavaan vaiheeseen.
Nyt kun tunnet vaatimukset, sinun tulee valita, miten kirjaatte työaikaa. Laki ei aseta erityisiä vaatimuksia järjestelmälle – se voi olla mitä tahansa yksinkertaisesta Excel-taulukosta tai muistikirjasta digitaaliseen työajankirjausjärjestelmään. Pienemmälle yritykselle on kuitenkin eduksi valita yksinkertainen, digitaalinen ratkaisu. Digitaalinen työkalu (esim. sovellus tai online-järjestelmä) tekee työajankirjauksesta arkipäivässä helppoa ja minimoi virheiden ja unohdettujen kirjausten riskin.
Mieti, mikä sopii teille parhaiten: Pitääkö sen olla täysin yksinkertainen, vai haluatteko lisätoimintoja kuten raportteja tai automaattisia muistutuksia? Tärkeintä on, että järjestelmä on käyttäjäystävällinen sinulle ja työntekijöillesi. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kaikkien tulee voida kirjata tuntinsa helposti – mieluiten muutamalla klikkauksella. Erityinen työajankirjaussovellus kuten esim. EasyHours on kehitetty erityisesti tekemään työajankirjauksesta helppoa ja täyttämään lakivaatimukset vaivattomasti. Riippumatta siitä, mitä valitsette, ajatelkaa pitkäjänteisesti: valitkaa järjestelmä, jota voitte käyttää myös muutaman vuoden päästä, jotta teidän ei tarvitse vaihtaa uudelleen. Muistakaa myös varmistaa, että järjestelmä säilyttää tiedot asianmukaisesti (lakivaatimus sanoo, että kirjaukset tulee säilyttää useita vuosia), ja että jokainen työntekijä voi päästä käsiksi omiin kirjauksiin. Kaikki tämä hoituu useimmissa nykyaikaisissa työajankirjausjärjestelmissä automaattisesti.
Kun olette valinneet työaikakirjausratkaisunne, seuraava vaihe on luoda sisäiset ohjeet sen käyttöön. Tämä saattaa kuulostaa muodolliselta, mutta se voidaan pitää yksinkertaisena. Ajatuksena on vain varmistaa, että kaikki tietävät, miten ja milloin heidän tulee kirjata työaikansa, ja mitä mahdollisesti tapahtuu, jos sen unohtaa.
Aloittakaa määrittelemällä, miten kirjaatte: Pitääkö työntekijöiden kirjata tarkasti joka päivä, vai keräätte tiedot viikoittain? (Suositellaan tekemään se vähintään viikoittain, jotta kenenkään ei tarvitse yrittää muistaa kokonaisen kuukauden tunteja muistista). Jos teillä on työntekijöitä, joilla on kiinteä työaika joka päivä, voitte harkita, että he kirjaavat vain poikkeamat – eli normaali työpäivä ei vaadi aktiivista kirjausta, mutta jos he esimerkiksi lähtevät aikaisin tai tekevät ylitöitä, he kirjaavat sen muutoksen. Tämä tekee siitä erityisen helppoa kaikille osapuolille, koska ei tarvitse kirjata "samaa aikaa kuin aina" joka päivä.
Merkitkää myös, kenellä on vastuu mistäkin: Pitääkö jokaisen työntekijän itse ilmoittaa tuntinsa (tyypillisesti kyllä), ja onko joku henkilö – esimerkiksi järjestelmänvalvoja tai esimies – joka jatkuvasti tarkistaa, että kirjaukset ovat kunnossa? Pohtikaa, miten käsittelette tilannetta, jos joku unohtaa kirjata: ehkä ystävällinen muistutus alussa ankarien seurausten sijaan. Tarkoituksena ei ole rangaista, vaan saada kaikki hyvään rutiiniin. Varmistakaa, että kirjoitatte nämä ohjeet ylös ja jaatte ne tiimille (se voi olla lyhyt dokumentti tai sähköposti). Näin kaikki ovat samalla sivulla, ja teillä on samalla dokumentaatio siitä, että olette toteuttaneet tarvittavat toimenpiteet (mikä on myös osa lakivaatimusta).
Nyt kun järjestelmä ja sisäiset ohjeet ovat paikallaan, työntekijät on otettava mukaan. On ratkaisevan tärkeää saada heidät hyvin mukaan alusta alkaen, sillä työaikakirjanpito on käytännössä jotain, mitä heidän itse tulee tehdä arjessaan. Suunnittele lyhyt esittely: kerro miksi otatte käyttöön aikakirjanpidon (esim. "Se on nyt lakisääteinen vaatimus, ja sen tarkoitus on varmistaa hyvä työympäristö ja oikeat työaikakirjaukset – ei siksi, että haluaisimme valvoa teitä"). On tärkeää viestiä, että tarkoitus on myönteinen eikä epäluottamuksen ilmaus. Kun työntekijät ymmärtävät, että aikakirjanpito hyödyttää heitä itseään (esim. varmistaa oikean palkan ylitöistä ja lepoaikojen noudattamisen), he ovat motivoituneempia.
Anna käytännön esittely valitusta järjestelmästä: Näytä kuinka työaikaa kirjataan askel askeleelta. Tämä voidaan tehdä yhteisessä kokouksessa tai pienen oppaan avulla. Varmista, että kaikki saavat mahdollisuuden kokeilla järjestelmää – ehkä järjestä harjoitus, jossa kaikki kirjaavat "tämän päivän" yhdessä, jotta olette varmoja siitä, että se toimii kaikkien puhelimissa tai tietokoneissa. Ole myös valmis auttamaan niitä, jotka eivät ehkä ole niin teknisesti vahvoja; onneksi useimmat aikakirjanpitotyökalut ovat melko intuitiivisia.
Sopikaa myös, että aluksi seuratte tilannetta usein – esimerkiksi voitte ensimmäisen viikon jälkeen lyhyesti käydä läpi, ovatko kaikki saaneet kirjattua aikansa, ja onko kysymyksiä tai ongelmia. Alkuperäinen koulutus ja keskustelu luo turvallisuutta. Kun työntekijät kokevat, kuinka helppoa työajan kirjaaminen on (erityisesti hyvällä järjestelmällä), siitä tulee nopeasti luonnollinen osa työpäivää.
Nyt olette valmiita aloittamaan tosissaan. Asettakaa aloituspäivä sille, milloin jatkuva työaikarekisteröinti astuu voimaan – esimerkiksi ensi maanantaista tai tulevan kuukauden ensimmäisestä päivästä. Tehkää selväksi, että siitä päivästä lähtien kaikkien asianomaisten työntekijöiden tulee alkaa rekisteröidä työaikansa uuden käytäntönne mukaisesti. Voi olla hyvä idea aloittaa hieman ennen kuin se todella tulee lakisääteiseksi, jotta teillä on sopeutumisjakso. Näin ehditte havaita ja ratkaista mahdolliset pienet ongelmat ennen kuin asia todella astuu voimaan.
Ensimmäisten viikkojen aikana käynnistyksen jälkeen teidän tulisi seurata tilannetta jatkuvasti. Pitäkää silmällä, että kaikki rekisteröivät niin kuin pitää. Voi käydä niin, että joku unohtaa sen alussa – lähettäkää mielellään ystävällinen muistutus tai käykää nopea keskustelu, jos työntekijä on unohtanut rekisteröidä useita päiviä. Usein järjestelmän automaattiset muistutukset voivat myös auttaa (jos ratkaisussanne on tämä toiminto). Käyttäkää seurantajaksoa prosessienne säätämiseen: Jos huomaatte, että jokin ohjeistuksessa on epäselvää tai epäkäytännöllistä, muuttakaa sitä. Ehkä käy ilmi, että viikoittainen rekisteröinti sopii teille paremmin kuin päivittäinen – tai päinvastoin, että on helpointa tehdä se joka päivä työpäivän päätteeksi. Älkää pelätkö säätää, kunhan pysytte lain puitteissa (muistakaa, vähimmäisvaatimus on siis se, että jokaisen päivän työaika rekisteröidään tavalla tai toisella).
Sitä mukaa kun työaikarekisteröinti pyörii, siitä tulee rutiini kaikille. Huolehtikaa siitä, että tunnustatte sen – kiittäkää esim. tiimiä uuden prosessin käyttöönotosta. Voitte nyt tuntea olonne varmaksi siitä, että noudatatte lakisääteisiä vaatimuksia ja samalla olette luoneet läpinäkyvyyttä työajan suhteen. Jos viranomaiset tai muut koskaan kysyvät teidän aikarekisteröinnistänne, voitte luottavaisin mielin osoittaa, että teillä on tilanne hallinnassa.
Työaikakirjanpidon käyttöönotto ei tarvitse olla läheskään niin ylivoimaista kuin se ehkä kuulostaa ensi silmäyksellä. Seuraamalla näitä viittä askelta – ymmärrä vaatimus, valitse yksinkertainen ratkaisu, luo selkeät ohjeet, ota työntekijät mukaan ja aloita hyvin – jopa pieni yritys voi nopeasti saada haltuunsa lakisääteisen työajan rekisteröinnin. Avain on edetä askel askeleelta ja valita ratkaisu, joka tekee siitä helppoa teille kaikille.
Valmis yksinkertaiseen ratkaisuun? EasyHours.fi on kehitetty juuri auttamaan pieniä ja keskisuuria yrityksiä aloittamaan työaikakirjanpidon muutamassa minuutissa. EasyHoursin avulla saatte käyttäjäystävällisen järjestelmän työaikakirjanpidolle, joka täyttää kaikki lakivaatimukset – ilman turhaa vaivaa. Kokeile EasyHoursia ilmaiseksi 30 päivää ja koe, kuinka helppoa voi olla tehdä työaikakirjanpidosta kiinteä osa arkeanne. Silloin olette turvallisissa käsissä ja voitte keskittyä siihen, mikä on teille tärkeää, tietäen että aikakirjanpito toimii tehokkaasti ja oikein taustalla. Aloittakaa hyvin tänään – ja saakaa työaika hallintaan hymyillen!