Loading...
EasyHours | 5. huhtikuuta 2025
Käytännön opas uusiin työajan seurannan vaatimuksiin suomalaisille yrityksille
Tunnisteet: työajan seuranta, lakivaatimukset, pk-yritykset, aikakirjanpito
Älä huoli – tässä blogikirjoituksessa vastaamme yleisimpiin kysymyksiin työajan rekisteröinnistä selkeällä ja rauhoittavalla kielellä ilman juridista tai teknistä ammattikieltä.
Käymme läpi aiheita kuten: Kenen tulee rekisteröidä aikaa? Miten työaika tulee rekisteröidä? Entä etätyö? Mikä on itsenäinen työajan järjestäjä? Miten tietoja tulee säilyttää? ja Mitä järjestelmiä voidaan käyttää? Lopuksi saat myös vinkin helposta ratkaisusta, joka varmistaa, että yrityksesi täyttää kaikki työaikasäännöt vaivattomasti.
Lyhyesti sanottuna: Kaikki työnantajat ja työntekijät kuuluvat työajan seurannan vaatimuksen piiriin. Riippumatta siitä, onko yrityksesi suuri vai pieni, ja riippumatta siitä, ovatko työntekijät kokopäiväisiä, osa-aikaisiaä, osatyökykyisiä tai tuntipalkkalaisia, heidän työaikansa on rekisteröitävä päivittäin. Jopa työntekijän, joka työskentelee vain muutaman tunnin viikossa, on rekisteröitävä tuntinsa.
Poikkeuksia on vain muutamia. Ylimmät johtajat (esim. toimitusjohtaja, jota ei juridisesti pidetä "palkansaajana") voivat jäädä vaatimuksen ulkopuolelle. Lisäksi on olemassa käsite "itseohjautuvat työntekijät" – työntekijät erityisissä tehtävissä, joilla on korkea autonomian aste. Nämä voidaan vapauttaa rekisteröinnistä, mutta se vaatii erityisen sopimuksen (lue lisää itseohjautuvista työntekijöistä alempana). Suurimmalle osalle yrityksistä tämä ei kuitenkaan ole ajankohtaista, joten olettakaa, että kaikkien työntekijöiden on rekisteröitävä työaikansa.
Uusi laki edellyttää, että rekisteröitte jokaisen työntekijän kokonaistyöajan jokaiselta päivältä. Tämä tarkoittaa tuntimäärää, jonka yksittäinen henkilö on työskennellyt tiettynä päivänä. Teidän ei tarvitse merkitä tarkalleen milloin päivän aikana työ on tehty (saapumis- ja lähtöaikoja ei vaadita) – vain kuinka monta tuntia on yhteensä työskennelty sinä päivänä. Jos työntekijä esimerkiksi työskentelee 7 tuntia toimistossa ja myöhemmin 1 tunnin kotona illalla, päivä tulee rekisteröidä yhteensä 8 tuntina.
Kuka suorittaa rekisteröinnin ja kuinka usein? Tavallisinta on, että työntekijä itse rekisteröi tuntinsa, esim. työajanseurantajärjestelmän tai tuntikortin kautta. Laki ei määrittele, kuinka usein tämän tulee tapahtua – se voi olla päivittäin, viikoittain tai jokaisen tehtävän päätyttyä, riippuen siitä, mikä on järkevää yrityksessänne. Tärkeää on, että rekisteröinnit ovat luotettavia. Suositellaan ajan kirjaamista jatkuvasti (mieluiten päivittäin tai lähes päivittäin), kun se on vielä tuoreessa muistissa, jotta vältätte virheet. Työnantajana voi olla hyvä idea laatia yksinkertaiset sisäiset ohjeet siitä, miten ja milloin työntekijöiden tulee rekisteröidä työaikansa, jotta kaikki tekevät sen oikein ja johdonmukaisesti.
Mitä tulee rekisteröidä työaikana? Vain todellinen työaika tulee rekisteröidä. Tauot, jotka ovat omakustanteisia (eli joista työntekijä ei saa palkkaa eikä ole työn käytettävissä), ei tule laskea mukaan. Sen sijaan kaikki työtunnit tulee rekisteröidä – myös vaikka ne olisivat ylitöitä ilman lisäpalkkaa tai epätavallisina aikoina tehtyä työtä. Palkan tai korvauksen luonne ei vaikuta rekisteröintiin – ratkaisevaa on, käytetäänkö aika työhön.
Koskeeko vaatimus myös kotityötä? Kyllä – kotityö tulee rekisteröidä samalla tavalla kuin työpaikalla tehtävä työ. Jos työntekijä työskentelee kotitoimistosta yhden päivän tai ottaa muutaman tunnin lisää illalla kotona, nämä tunnit tulee lisätä kyseisen päivän kokonaistyöaikaan. Uusi laki ei tee eroa sen suhteen, missä työ tehdään; tärkeää on, että kaikki päivän työtunnit tulevat mukaan rekisteröintiin.
On syytä huomata, että lepoaikaa koskevat säännöt ovat hieman joustavia satunnaisen kotityön osalta. Normaalisti 11 tunnin sääntö sanoo, että työntekijällä tulee olla 11 yhtenäistä lepoaikaa jokaisen 24 tunnin sisällä. Jos työntekijä vapaaehtoisesti työskentelee hieman kotona illalla (normaalin työajan lisäksi), nämä tunnit lasketaan luonnollisesti työaikana, mutta sitä ei pidetä lepoaikasääntöjen rikkomisena – edellyttäen, että se on satunnaista ja työntekijän itsensä järjestämää. Toisin sanoen teidän ei tarvitse huolehtia lepoaikalain rikkomisesta, jos työntekijä silloin tällöin valitsee työskennellä myöhemmin kotoa käsin. Jos kotityö sen sijaan on kiinteä tai olennainen osa työtä, tavalliset lepoaikasäännöt pätevät normaalisti. Joka tapauksessa kaikki työaika tulee rekisteröidä riippumatta siitä, tapahtuuko se toimistossa, kentällä tai kotona.
"Itseohjautuva työntekijä" on työaikasäännöksistä peräisin oleva käsite, joka kattaa tietyt työntekijät tehtävissä, joissa on erittäin suuri vapaus järjestää työnsä itse. Työntekijää pidetään itseohjautuvana, jos hän joko voi täysin itse päättää, milloin työ suoritetaan, tai jos työaikaa ei voida mitata tai määrittää etukäteen työn luonteen vuoksi. Tyypillisesti kyse on hyvin harvoista henkilöistä, esim. joistakin ylimmän johdon edustajista tai asiantuntijoista, joilla ei ole kiinteää rutiinia tai työaikaa ja jotka käytännössä määräävät itse ajankäytöstään.
Jotta työntekijä voidaan todella vapauttaa itseohjautuvana työntekijänä, se on sovittava ja mainittava nimenomaisesti työsopimuksessa. Jos henkilö on luokiteltu itseohjautuvaksi työntekijäksi, se tarkoittaa, että hänet voidaan vapauttaa työajan seurantavaatimuksesta (ja he ovat yleensä vapautettuja myös tietyistä lepoaikasäännöksistä ja 48 tunnin rajasta). Tärkeää: Itseohjautuvat työntekijät ovat poikkeus, joka vahvistaa säännön. Suurin osa työntekijöistä ei ole itseohjautuvia. Toisin sanoen teidän tulisi käyttää tätä poikkeusta vain aivan erityistapauksissa. Jos epäilette, voidaanko tiettyä tehtävää pitää itseohjautuvana, on tehtävä konkreettinen arviointi – ja kuten mainittiin, se vaatii kirjallisen sopimuksen. Useimmissa yrityksissä kaikkien työntekijöiden tulee rekisteröidä työaikansa aivan normaalisti.
Kuinka kauan ja miten meidän tulee säilyttää rekisteröinnit? Teidän tulee säilyttää rekisteröidyn työajan dokumentaatio vähintään 5 vuotta. Tämä vaatimus tarkoittaa, että päivittäiset tuntilaput tai järjestelmänne tiedot on voitava hakea esiin jopa monta vuotta myöhemmin. Lisäksi työntekijällä on oltava pääsy omiin rekisteröityihin tietoihinsa. Sekä nykyisillä että entisillä työntekijöillä on oikeus saada tietoa siitä, kuinka paljon he työskentelivät tietyllä ajanjaksolla, jopa viisi vuotta taaksepäin.
Käytännön hallinnassa tämä tarkoittaa, että työajanseurantatietonne on säilytettävä turvallisesti ja jäsennellysti. Käyttäkää järjestelmää tai menetelmää, jossa tietoja ei voida muuttaa salaa tai ne eivät voi kadota. Teidän tulisi myös varmistaa, että voitte luovuttaa tai näyttää työntekijälle kaikki hänen rekisteröintinsä viimeisten 5 vuoden ajalta, jos hän sitä pyytää. Jos järjestelmästä on hyvin hankalaa poimia tietoja, se voi olla ongelma – työntekijän pääsyn tietoihin on oltava käytännössä "saavutettavissa".
Muistakaa lisäksi käsitellä rekisteröintejä luottamuksellisesti, sillä ne voivat sisältää henkilökohtaisia tietoja työntekijöiden työajoista ja mahdollisista poissaoloista. Noudattakaa mielellään yleisiä henkilötietojen/GDPR:n ohjeita, esim. varmistakaa, että vain asiaankuuluvilla henkilöillä on pääsy tietoihin, ja poistakaa tiedot säilytysajan päättyessä. Mutta lähtökohtaisesti: hankkikaa ratkaisu, joka tallentaa automaattisesti kaikki työaikarekisteröinnit vähintään viideksi vuodeksi ja mahdollistaa niiden löytämisen työntekijäkohtaisesti tarpeen mukaan.
Pitääkö meidän investoida kalliiseen digitaaliseen järjestelmään? Ei välttämättä – laki antaa teille menetelmävapauden valita työajanseurantajärjestelmä, kunhan se täyttää vaatimukset olla "objektiivinen, luotettava ja saavutettavissa oleva." Tämä tarkoittaa, että järjestelmän on kyettävä mittaamaan kokonaisvuorokautinen työaika tarkasti (objektiivisesti), tietoihin on voitava luottaa (luotettavasti), ja sekä työnantajan että työntekijän on päästävä käsiksi tietoihin (saavutettavissa).
Käytännössä työajanseuranta voidaan toteuttaa monin tavoin. Se voi olla aivan yksinkertaista, esim. paperi tai laskentataulukko, johon työntekijä kirjaa tuntinsa. Se voi olla myös sähköinen leimauskello, projektinhallintaväline tuntikirjauksella tai erityinen työajanseuranta-sovellus. Ei ole vaatimusta, että sen pitäisi olla digitaalinen – fyysinen muistikirja tai sähköposti päivän tunneista voi periaatteessa riittää. Mutta todellisuudessa digitaalinen ratkaisu on usein suuri etu. Digitaaliset järjestelmät voivat automaattisesti varmistaa, että tiedot säilytetään asianmukaisesti 5+ vuotta, ne voivat suojata virheiltä ja petoksilta (esim. lukitsemalla aiemmat rekisteröinnit), ja ne helpottavat työntekijöiden pääsyä omiin tunteihins.
Mitä tahansa valitsettekin, varmistakaa, että järjestelmä sopii arkipäiväänne. Jos teillä on vähän työntekijöitä ja yksinkertainen toiminta, saatatte selvitä yhdellä lomakkeella. Jos teillä on paljon työntekijöitä tai vaihtelevia työaikoja, digitaalinen työajanseurantajärjestelmä voi säästää teiltä paljon aikaa ja vaivaa. Harkitkaa myös integrointia palkanlaskentajärjestelmän tai työvuorosuunnitelmien kanssa, jos se on relevanttia – jotkut järjestelmät voivat rekisteröidä työajan automaattisesti esim. kirjautumisten tai kulkukorttien perusteella, mutta se ei ole vaatimus.
Vinkki: Tärkeintä on, että ratkaisunne täyttää lakivaatimukset. Voitte lukea lisää eri menetelmien eduista ja haitoista artikkelistamme digitaalisen työajanseurannan eduista. Jos tarvitsette apua aloittamiseen, voitte myös seurata opasta 5 askeleessa työajanseurannan käyttöönottoon yrityksessä.
Työajanseurannan käyttöönotto ei tarvitse olla vaikeaa. EasyHours.fi on hyvä esimerkki ratkaisusta, joka helpottaa kaikkien lakivaatimusten noudattamista. EasyHoursin avulla työntekijät voivat rekisteröidä työaikansa nopeasti (myös mobiililla), ja järjestelmä huolehtii automaattisesti siitä, että kaikki tiedot tallennetaan turvallisesti 5 vuodeksi. Samalla sekä johdolla että työntekijöillä on aina pääsy tarvittaviin tietoihin. EasyHours on suunniteltu erityisesti yksinkertaiseksi, luotettavaksi ja täysin lainmukaiseksi, jotta voitte keskittyä liiketoimintaanne hallinnon sijaan.
Haluaisitko kokeilla sitä yrityksessäsi? Vieraile EasyHours.fi -sivustolla lukemaan lisää ja aloittamaan ilmainen kokeilujakso. Anna EasyHoursin auttaa teitä tekemään työajanseurannasta helppoa, tehokasta ja säännösten mukaista – näin olette uusien vaatimusten edellä ilman tarpeetonta lisätyötä. ✅