Loading...
EasyHours | 3. huhtikuuta 2025
Opas digitaalisen työajanseurannan etuihin
Tunnisteet: työajanseuranta, lakivaatimukset, eu-säännöt, työaika, lepoaika, ajanseuranta, suomalainen lainsäädäntö
Pienet ja keskisuuret yritykset Suomessa kohtaavat uuden vaatimuksen: Kaikkien työntekijöiden työaika on rekisteröitävä päivittäin 1. heinäkuuta 2024 alkaen. Monet harkitsevat siksi, miten he voivat parhaiten noudattaa lakivaatimusta – pitäisikö käyttää paperilomakkeita, täyttää Excel-tuntilistaa vai investoida digitaaliseen järjestelmään? Tässä kirjoituksessa tarkastelemme lähemmin, miksi digitaalinen työajan rekisteröinti on usein paras ratkaisu. Selitämme rauhallisella ja selkeällä kielellä digitaalisten ratkaisujen edut perinteisiin menetelmiin kuten Exceliin ja paperiin verrattuna, ja annamme teille näkemyksiä käyttäjäystävällisyydestä, virheriskeistä, lakivaatimusten noudattamisesta, tietojen tallennuksesta ja tehokkuudesta. Kuten olet ehkä lukenut johdantokirjoituksestamme, työajanseurannasta on tullut lakivaatimus, ja tässä opastamme sinut älykkäimpään tapaan lähestyä asiaa.
Monet pienemmät yritykset aloittavat yksinkertaisella Excel-tuntilistalla tai jopa paperiarkilla työajan rekisteröimiseksi. Se vaikuttaa aluksi helpolta ja halvalta – kaikki tuntevat Excelin, ja paperinpala ei maksa mitään. Mutta pian syntyy joukko haasteita:
Manuaalinen syöttö ja virheet: Paperin ja Excelin kanssa kaikki riippuu ihmisen syötöstä. On helppo unohtaa kaikki tunnit, kirjoittaa väärin tai ymmärtää väärin kömpeliä käsinkirjoitettuja muistiinpanoja. Yksi virhe voi tarkoittaa vääriä tuntimääriä, mikä voi aiheuttaa turhautumista sekä työntekijälle että johdolle.
Aikaa vievä hallinto: Kun käytätte paperilomakkeita tai Excel-taulukoita, teidän täytyy manuaalisesti kerätä ja tarkistaa tuntilistoja. Kiireisen kirjanpitäjän tai hallintovirkailijan täytyy ehkä muistuttaa työntekijöitä puuttuvista merkinnöistä ja sen jälkeen käyttää aikaa tietojen kokoamiseen. Se ei ole vain aikaa vievää – se on myös tylsää rutiinityötä, joka vie huomion tärkeämmistä tehtävistä.
Yleiskuvan ja dokumentoinnin puute: Paperipinot voivat kadota tai vaurioitua, ja Excel-tiedostot voivat ylikirjoittua tai unohtua sähköpostin saapuneet-kansioon. Jos yhtäkkiä tarvitsette esittää dokumentaatiota työntekijöiden työajasta (esim. tarkastuksessa tai viranomaisten kyselyssä), voi olla vaikeaa kaivaa kaikki tiedot esiin nopeasti. Paperi ja yksinkertaiset laskentataulukot eivät myöskään anna helppoa yleiskuvaa työaikojen malleista tai työaikasääntöjen rikkomuksista – sellaisia täytyy laskea manuaalisesti.
Turvallisuus ja luottamuksellisuus: Paperin ja Excelin kanssa tiedot eivät ole erityisen suojattuja. Fyysiset tuntilistoja voivat kadota, ja sähköpostilla jaettu Excel-taulukko voi päätyä väärille vastaanottajille. Lisäksi voi olla vaikeaa kontrolloida, kenellä on pääsy Excel-taulukkoon tai kuka voi sitä muokata, mikä voi vaikuttaa tietojen eheyteen. Lyhyesti sanottuna perinteiset menetelmät ovat haavoittuvia, kun kyse on tietojenne turvallisesta säilytyksestä.
Tietysti paperi ja Excel ovat parempia kuin ei mitään rekisteröintiä ollenkaan. Mutta nämä menetelmät eivät vastaa nykyaikaisia tehokkuuden ja luotettavuuden vaatimuksia. Yrityksen kasvaessa – tai jo pelkästään uusien sääntöjen noudattamiseksi – huomaatte, että manuaalinen työajanrekisteröinti muuttuu arjen jarruiksi.
Digitaalinen työajanseurantaratkaisu (esim. käyttäjäystävällinen työajanseuranta-sovellus) eliminoi monia paperin ja Excelin aiheuttamia ongelmia. Tässä ovat tärkeimmät edut digitaaliseen siirtymisessä:
Korkea käyttäjäystävällisyys: Digitaaliset järjestelmät on suunniteltu tekemään työntekijöiden työajan rekisteröinnistä mahdollisimman helppoa. Tyypillisesti tunnit voi rekisteröidä mobiilisovelluksen tai verkkoportaalin kautta – nopeasti ja vaivattomasti. Tämä tarkoittaa, että kaikki voivat hoitaa sen liikkeellä ollessaan, olivatpa he kentällä, toimistossa tai kotona töissä. Kun työajanseuranta on helppokäyttöistä, on todennäköisempää, että se todella tehdään oikein ja joka päivä.
Automaattinen kirjaus ja vähemmän virheitä: Hyvä digitaalinen järjestelmä rekisteröi työajan objektiivisesti ja tarkasti. Jotkut ratkaisut tarjoavat esim. aloitus-/lopetusaikoja, automaatiota taukojen suhteen tai jopa maantieteelliseen sijaintiin perustuvaa sisään- ja uloskirjautumista. Koska laskelmat tapahtuvat automaattisesti järjestelmässä, vältätte näppäilyvirheet ja unohdetut tunnit – järjestelmä voi jopa lähettää muistutuksia, jos työntekijä unohtaa ilmoittaa päivän työaikansa.
Lakivaatimusten noudattaminen vaivattomasti: Digitaaliset ratkaisut auttavat teitä rekisteröimään jokaisen työntekijän päivittäisen työajan, joten noudatatte automaattisesti lakivaatimuksia. Tiedot ovat objektiivisia ja luotettavia, joten voitte täyttää "objektiivisen, luotettavan ja saatavilla olevan" järjestelmän vaatimuksen. Työntekijät voivat yleensä itse nähdä rekisteröidyt tuntinsa, mikä täyttää saatavuusvaatimuksen ja tarjoaa läpinäkyvyyttä. Jos viranomaiset tai tilintarkastajanne kysyvät työajoista, voitte muutamalla klikkauksella vetää raportin suoraan järjestelmästä sen sijaan, että kokoaisitte tositteet manuaalisesti.
Turvallinen tietojen tallennus: Digitaalisella ratkaisulla kaikki rekisteröinnit tallennetaan turvallisesti pilveen tai suojatulle palvelimelle. Pääsette eroon papereista, jotka voivat kadota, ja tiedostoista, jotka voivat korruptoitua. Useimmat ammattimaiset järjestelmät ottavat säännöllisesti varmuuskopioita tiedoista, joten mitään ei katoa. Samalla pääsyä voidaan hallita käyttäjäkohtaisesti, joten vain asiaankuuluvat henkilöt voivat nähdä tai muuttaa aikatietoja. Tämä antaa teille mielenrauhan siitä, että työaikaa koskevat tietonne on tallennettu asianmukaisesti.
Tehokkuus ja kokonaiskuva: Kun aikarekisteröinti toimii digitaalisesti, säästätte aikaa hallinnossa. Teidän ei enää tarvitse syöttää tietoja paperilta tietokoneelle tai kerätä tuntilistoja – kaikki on yhdessä paikassa. Saatte automaattisesti kokonaiskuvan työntekijöiden tunneista viikko viikolta ja kuukausi kuukaudelta. Monet digitaaliset järjestelmät mahdollistavat raporttien ja tilastojen luomisen yhdellä klikkauksella, joten voitte helposti nähdä esim. ylityöt, liukuvan työajan tai lähestyykö joku suurimman sallitun työajan rajaa. Tämä helpottaa myös palkka- ja laskutuskäsittelyä, koska tunnit on laskettu oikein ja ajallaan.
Lyhyesti sanottuna saatte digitaalisella järjestelmällä ratkaisun, joka on yksinkertainen, turvallinen ja tehokas – sekä työntekijöiden että johdon hyödyksi. Hyödynnätte teknologiaa päästäksenne eroon triviaaleista tehtävistä ja minimoidaksenne virheiden riskin. Kun olette valinneet ratkaisun, voitte myös harkita modernien aikarekisteröinti-tapojen käyttöä, jotka automatisoivat prosessia entisestään. Jos haluatte tietää lisää siitä, miten pääsette hyvin alkuun, olemme myös tehneet oppaan 5 askeleesta aikarekisteröinnin käyttöönottoon yrityksessä.
Tiivistetään kolmen menetelmän erot tärkeimmissä kohdissa:
Käyttäjäystävällisyys: Paperilomakkeet vaativat työntekijää muistamaan täyttää tuntilistoja käsin ja toimittaa ne – se on aikaa vievää eikä erityisen intuitiivista. Excel-taulukot ovat hieman parempia, koska ne voidaan täyttää tietokoneella, mutta ne ovat silti riippuvaisia siitä, että tiedosto avataan ja kaikki syötetään manuaalisesti. Digitaalinen ratkaisu (esim. aikakirjanpito-sovellus) on sen sijaan käyttäjäystävällisin: työntekijät voivat kirjata aikaa jatkuvasti puhelimen tai tietokoneen kautta, usein muutamalla klikkauksella ja ehkä jopa automaattisesti, mikä tekee helpoksi saada kaikki mukaan.
Virheriski: Paperilla ja kynällä lukuja voidaan helposti lukea väärin tai laskea yhteen väärin, ja Excelissä yksi väärä kaava tai näppäilyvirhe voi luoda epätarkkoja tietoja. Sisäänrakennettua kontrollia ei ole, joten inhimillinen virhe voi jäädä huomaamatta. Digitaaliset järjestelmät vähentävät virheitä dramaattisesti automatisoimalla laskutoimitukset ja validoimalla syötteet (esim. välttämällä mahdottomia kellonaikoja). Järjestelmä voi varoittaa, jos jotain puuttuu tai näyttää väärältä, joten virheet havaitaan ja korjataan heti.
Lakivaatimusten noudattaminen: Uusi lakivaatimus edellyttää luotettavaa työajan kirjaamista. Paperi ja Excel täyttävät periaatteessa vaatimuksen tuntien kirjaamisesta, mutta ne tekevät vaikeammaksi varmistaa johdonmukaisen ja luotettavan kirjaamisen joka päivä. Lisäksi voi olla hankalaa antaa jokaiselle työntekijälle helppo pääsy omiin kirjauksiin näillä menetelmillä. Digitaalinen järjestelmä on rakennettu täyttämään lain vaatimukset: jokainen kirjaus aikaleimaa objektiivisesti, tietoja ei voi vain muuttaa jälkiä jättämättä, ja työntekijät voivat kirjautua sisään ja nähdä omat tuntinsa. Olette siksi paljon vahvemmassa asemassa dokumentoinnin ja valvonnan suhteen.
Tietojen tallennus ja turvallisuus: Paperi täytyy säilyttää fyysisesti (tulipalo-, vesivahingo- tai arkistosekaannusriskillä), ja Excel-tiedostojen turvallisesta tallentamisesta täytyy huolehtia itse (muistakaa varmuuskopiot!). Kumpikaan ei ole erityisen turvallinen pitkällä aikavälillä. Digitaaliset ratkaisut tallentavat kaiken keskitetysti ja salattuna. Teillä on aina turvallinen kopio historiasta, eikä teidän tarvitse huolehtia siitä, katoaako kansio hyllystä tai tiedosto tietokoneelta. Data on tyypillisesti paremmin suojattu sekä vahingoilta että luvattomalta käytöltä ammattimaisessa järjestelmässä.
Arjen tehokkuus: Manuaalisilla ratkaisuilla tuhlatte aikaa tietojen keräämiseen, syöttämiseen ja jälkitarkistukseen. Excel voi auttaa hieman numeroiden automaattisessa summauksessa, mutta vaatii silti paljon manuaalisia vaiheita ja koordinointia. Digitaalinen työajanseurantajärjestelmä säästää teidät kaikesta turhasta hallinnosta. Esimies tai HR voi hakea tarvitsemansa tiedot silloin, kun niitä tarvitaan, ilman että ensin täytyy kerätä palasia yhteen. Tämä vapauttaa aikaa, jonka voitte käyttää arvoa tuottavampaan työhön yrityksessä.
Kuten nähdään, digitaalinen ratkaisu voittaa kaikilla rintamilla työajanseurannan osalta. Työntekijöille rekisteröinti tulee helpommaksi ja suoraviivaisemmaksi, ja yritykselle data tulee luotettavammaksi ja saavutettavammaksi.
Paperi ja Excel voivat ehkä ratkaista tehtävän yksinkertaisimmassa muodossaan, mutta ne eivät voi mitata voimiaan digitaalisen järjestelmän kanssa, kun tarkkuuden, turvallisuuden ja tehokkuuden vaatimukset otetaan huomioon. Digitaalisella ratkaisulla saatte tulevaisuuden kestävän tavan käsitellä työajanseurantaa, joka sekä säästää aikaa että antaa mielenrauhan.
Oletteko valmiita kokeilemaan digitaalista työajanseurantaa käytännössä? Voitte luoda ilmaisen tilin EasyHours.fi -sivustolla ja nähdä, kuinka helppoa on aloittaa. EasyHours on yksinkertainen digitaalinen työajanseurantajärjestelmä, joka on räätälöity pienemmille yrityksille. Kokeile EasyHoursia ilmaiseksi 30 päivää ja koe modernin ratkaisun edut – työntekijänne (ja tuleva itsenne) kiittävät teitä siitä.