Loading...
EasyHours | 5. huhtikuuta 2025
Opas työaikakirjanpidon puuttumisen seurauksiin
Tunnisteet: työaikakirjanpito, lakivaatimukset, eu-säännöt, työaika, lepoaika, aikakirjanpito, suomalainen lainsäädäntö
Miten se vaikuttaa yritykseenne, jos lykkäätte tai sivuutatte työaikakirjanpitovaatimuksen? Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme seurauksia – juridisia, taloudellisia ja käytännöllisiä – työaikakirjanpidon puuttumisesta. 1. heinäkuuta 2024 lähtien kaikkien työnantajien on pitänyt rekisteröidä työntekijöidensä työaikaa, ja työaikalain rikkominen voi johtaa sakoista korvausvaatimuksiin. Selitämme kaiken rauhallisella ja valistavalla kielellä ilman pelottelukampanjoita, annamme esimerkkejä mahdollisista skenaarioista ja näytämme teille turvallisen ratkaisun, joka poistaa riskin ja säästää aikaa.
Viranomaiset (esim. työsuojeluviranomainen) valvovat sääntöjen noudattamista. Työaikakirjanpidon puuttumisella ei sinänsä ole laissa räätälöityä sakkoa, mutta se asettaa yrityksen haavoittuvaan asemaan: Ilman kirjanpitoa teillä ei ole dokumentaatiota siitä, että noudatatte sääntöjä. Käytännössä tämä voi johtaa siihen, että rikotte työaikasääntöjä tahattomasti – tai ette pysty todistamaan syyttömyyttänne, jos sitä väitetään. Alla käymme läpi erilaisia seurauksia, joita työaikakirjanpitovaatimuksen laiminlyömisestä tai lykkäämisestä voi aiheutua.
Jos ette noudata työaikakirjanpidon lakisääteistä vaatimusta, siitä voi aiheutua oikeudellisia seurauksia. Jo nyt työsuojeluviranomainen keskittyy uuteen vaatimukseen, ja työnantaja, joka ei pysty dokumentoimaan työntekijöidensä työaikoja, riskeeraa sanktioita. Ensivaiheessa viranomaiset voivat antaa varoituksia tai määräyksiä – esim. määräyksen ottaa käyttöön järjestelmä määräajassa. Jos tätä ei noudateta tai havaitaan suoria työaikasääntöjen rikkomuksia (kuten lepoaikasääntöjen tai 48 tunnin rajan), työsuojeluviranomainen voi määrätä sakkoja. Pahimmassa tapauksessa ne voivat jopa vaatia yritystä keskeyttämään toimintansa väliaikaisesti, kunnes ongelmat on ratkaistu.
Työympäristölainsäädännön mukaan lepoaika- ja työaikasääntöjen rikkominen voidaan rangaista sakolla ja äärimmäisissä tapauksissa vankeudella (enintään 2 vuotta) törkeämmistä, tahallisista rikkomuksista. On korostettava, että vankeusrangaistukset ovat äärimmäisen harvinaisia ja relevantteja vain erittäin vakavissa tapauksissa – mutta se havainnollistaa, että lainsäätäjä suhtautuu alueeseen vakavasti. Sakot ovat todennäköisempi riski: ne voivat vaihdella rikkomuksen laajuuden ja yrityksen koon mukaan. Lepoaikasääntöjen rikkomista koskevissa tapauksissa työsuojeluviranomainen käyttää vakiosakoja, joissa perusmäärä on tyypillisesti noin 20 000–45 000 euroa rikkomusta kohden. Jos useampi työntekijä on ollut asiassa mukana tai on ankaroittavia olosuhteita, sakkojen taso voi nousta entisestään – mahdollisesti erittäin suuriin summiin. Erityisen vakavissa tapauksissa, joissa on monia toistuvia rikkomuksia, yhdistetyt sakot voisivat teoriassa nousta miljooniin euroihin, vaikka harvat pk-yritykset toivottavasti koskaan pääsevät lähellekään tuota tasoa.
Toinen oikeudellinen seuraus on korvausvastuu työntekijöitä kohtaan. Työympäristö- ja työaikasäännökset antavat työntekijöille oikeuden korvaukseen, jos sääntöjä rikotaan. Jos työntekijä pystyy osoittamaan (tai vain väittämään) työskennelleensä laillisen rajan yli, eikä voida kumota väitettä puuttuvan rekisteröinnin vuoksi, tuomioistuin voi määrätä työntekijälle korvauksen. Tyypillisesti tällaiset korvaukset ovat suuruudeltaan 25 000–50 000 kruunua työntekijää kohden riippuen rikkomuksen vakavuudesta. Esimerkki: Eräässä konkreettisessa 48 tunnin sääntöä koskevassa tapauksessa työnantajan täytyi maksaa 25 000 kruunua työntekijälle, joka oli työskennellyt liian monta tuntia 4 kuukauden aikana. Työnantajalla on velvollisuus varmistaa, että jokainen työntekijä ei ylitä näitä rajoja, joten jos näin tapahtuu, työnantaja on vastuussa. Ilman luotettavaa työajanrekisteröintijärjestelmää voi olla mahdotonta dokumentoida sääntöjen noudattamista – ja silloin oikeudellinen asema on hyvin heikko.
Kun lakia ei noudateta, se vaikuttaa myös tulokseen. Puuttuvan työajanrekisteröinnin taloudelliset seuraukset liittyvät läheisesti oikeudellisiin: Viranomaisten sakot ja korvaukset/vahingonkorvaukset työntekijöille on maksettava yrityksen toimesta ja ne voivat tulla kalliiksi. Jopa pienemmät sakot (esim. 20-50 000 kruunua) voivat tuntua pienessä yrityksessä, ja jos useita työntekijöitä on asiassa mukana, summat voivat karata käsistä. Itse sakon lisäksi tulevat mahdolliset oikeudenkäyntikulut – aika ja raha, joka kuluu määräysten, oikeudenkäyntien tai ammattiliittojen kanssa käytävien neuvottelujen hoitamiseen. Resurssit, joita olisi voitu käyttää paremmin liiketoiminnassa, sitoutuvat sen sijaan tulipalojen sammuttamiseen.
Puuttuva työajanrekisteröinti voi myös epäsuorasti johtaa taloudellisiin tappioiin. Jos tunnit eivät ole hallinnassa, riskinä ovat virheet palkanmaksussa – esim. ylitöistä maksetaan liian vähän (mikä voi johtaa jälkimaksuvaatimuksiin myöhemmin), tai maksetaan liikaa, koska kenelläkään ei ole kokonaiskuvaa. Molemmat ovat pitkällä aikavälillä kalliita. Lisäksi hyvän järjestelmän puuttuminen voi vaikeuttaa työnkulkujen optimointia ja työntekijöiden ajan tehokasta hyödyntämistä. Ilman työaikatietoja johto menettää tärkeän perustan resurssien optimaaliseen suunnitteluun, mikä voi heikentää tuottavuutta.
Lopuksi ei pidä aliarvioida pehmeitä taloudellisia seurauksia, kuten maineen menetystä. Jos yritys toistuvasti rikkoo työaikarajoituksia tai tulee tunnetuksi siitä, ettei se huolehdi työntekijöidensä työympäristöstä, se voi vahingoittaa brändiä ja vaikeuttaa sekä asiakkaiden että osaajien houkuttelemista. Aloilla, joilla on korkea ammattiliittojen järjestäytymisaste, rekisteröinnin puute voi myös johtaa useampiin kiistoihin ammattiliittojen kanssa, mikä usein päättyy kalliisiin sovintoratkaisuihin tai oikeudenkäynteihin. Kaiken kaikkiaan "säästöharjoitus", jossa työaikarekisteröinti lykätään, voi osoittautua todella kalliiksi, kun kaikki seurannaisvaikutukset lasketaan mukaan.
Lain pitkän käsivarren ja talouden lisäksi työaikarekisteröinnin toteuttamatta jättämisellä on useita käytännön seurauksia. Ensinnäkin jäädään ilman dokumentaatiota työntekijöiden työajoista. Se saattaa kuulostaa abstraktilta, mutta ajatelkaa tilanteita, joissa dokumentaatio on ratkaisevaa: esimerkiksi jos työntekijä loukkaantuu työssä. Työtapaturmatapauksessa voi olla tärkeää pystyä osoittamaan, milloin ja kuinka kauan kyseinen henkilö on työskennellyt, sekä vakuutusten vuoksi että sen selvittämiseksi, onko työympäristösääntöjä (kuten lepoaikoja) noudatettu ennen onnettomuutta. Jos teillä ei ole rekisteröintejä, olette huonossa asemassa todistamaan, ettette ole painostaneet työntekijää kohtuullisten rajojen yli. Puutteellinen dokumentaatio voi siten pahentaa tapauksen lopputulosta yritykselle tai viivästyttää asian käsittelyä.
Toinen käytännön ongelma on, että ilman järjestelmää riskeette sisäisiä erimielisyyksiä ja epävarmuutta. Työntekijät voivat jäädä epätietoisiksi siitä, miten heidän tulisi rekisteröidä aikansa – tai saavatko he ylipäänsä oikean palkan ylitöistä. Se voi luoda turhautumista ja epäluottamusta, jos selkeitä linjoja ei ole. Pienet väärinkäsitykset työajasta voivat kasvaa suuriksi ilman yhteistä vertailukohtaa. Esimerkiksi työntekijä voi uskoa työskennelleensä enemmän kuin sovittiin, kun taas johto ei ehkä ole tietoinen asiasta – ilman rekisteröintiä tällainen tilanne päätyy helposti konfliktiin tai tyytymättömyyteen, joka olisi voitu välttää.
Lisäksi työajan rekisteröinnin puuttuminen voi aiheuttaa operatiivisia haasteita arjessa. Henkilöstön, lomien, ylitöiden jne. suunnittelu vaikeutuu ilman yhtenäistä järjestelmää. Tuhlatte aikaa manuaalisiin tehtäviin, koska teillä ei ole automaattista tapaa kerätä tietoja. Voi olla houkuttelevaa jatkaa "kuten ennenkin" ja ajatella, että kyllä se jotenkin onnistuu – mutta usein päädytään käyttämään enemmän aikaa tuntilistojen, Excel-taulukoiden tai jälkikäteisrationalisoinnin kanssa puuhasteluun kuin mitä älykkään järjestelmän käyttöönotto veisi. Toisin sanoen: Ilman työajanrekisteröintijärjestelmää riskinä on sekä sekaannus että ajan tuhlaus hallinnossa, mikä on käytännön jarru tehokkaalle työpäivälle.
Katsotaan joitakin konkreettisia skenaarioita, jotka havainnollistavat seurauksia työaikasääntöjen ja rekisteröintivaatimuksen noudattamatta jättämisestä:
Sakko ja määräys viranomaisilta: Kuvittele, että työsuojeluviranomainen tulee käymään. Teillä ei ole järjestelmää, ja käy ilmi, että useat työntekijät työskentelevät rekisteröimättä aikaansa. Viranomainen voi esim. antaa määräyksen ottaa työajanrekisteröinti välittömästi käyttöön ja samalla määrätä sakon työaikasääntöjen rikkomisesta. Sakkotaso riippuu olosuhteista, mutta jopa pienempi ensikertalaisen rikkomus voi maksaa esim. 20-30.000 euroa sakkoa. Jos korjaatte tilanteen nopeasti, pääsette ehkä vain määräyksellä ja ohjauksella – mutta se on silti stressaava ja häiritsevä kokemus, joka olisi helposti voitu välttää.
Korvausvaatimus työntekijältä (48 tunnin sääntö): Työntekijällä on ollut kiire ja hän väittää muutaman kuukauden jälkeen, että hän on usein työskennellyt yli 48 tuntia viikossa keskimäärin. Koska teillä ei ole systemaattista rekisteröintiä, ette voi esittää tarkkoja tuntilistoja. Työntekijä ottaa yhteyttä ammattiliittoonsa, joka auttaa nostamaan vaatimuksen korvauksesta 48 tunnin säännön rikkomisesta. Tällaisessa riidassa tuomioistuin tyypillisesti uskoo työntekijän sanaa, jos yritykseltä puuttuu dokumentaatio. Se voi päättyä siihen, että jouduttte maksamaan 25.000 euroa työntekijälle korvauksena ajanjaksosta, jota ette voi dokumentoida. Samalla saatte määräyksen perustaa järjestelmä, jotta tilanne ei toistu. Joka tapauksessa 25.000 euroa on merkittävä summa – ja rahat olisivat todennäköisesti rahoittaneet työajanrekisteröintijärjestelmän monta kertaa.
Huono tapaus työtapaturmassa: Eräänä epäonnisena päivänä työpajallanne tapahtuu työtapaturma, jossa työntekijä loukkaantuu vakavasti myöhään iltapäivällä. Työsuojeluviranomainen ja vakuutusyhtiö tutkivat tapausta. He pyytävät dokumentaatiota loukkaantuneen työajasta ennen onnettomuutta, mm. nähdäkseen onko 11 tunnin leposääntöä noudatettu edeltävän vuorokauden aikana. Koska ette ole pitäneet työaikakirjanpitoa, ette voi esittää dokumentaatiota. Myöhemmin käy ilmi, että työntekijä oli työskennellyt myöhään edellisenä iltana ja saapui taas aikaisin töihin – mahdollisesti lepoaikasääntöjen vastaisesti. Tietojen puute tekee kiistämisen vaikeaksi, ja se voi johtaa vastuunne tiukempaan arviointiin. Pahimmassa tapauksessa vakuutusyhtiö voi vähentää korvausta tai työsuojeluviranomainen antaa lisäsakon lepoaikasääntöjen rikkomisesta jo muutenkin surullisen tilanteen päälle. Jos teillä olisi ollut kunnollinen rekisteröinti, olisitte voineet joko estää rikkomuksen – tai dokumentoida, että todella noudatitte sääntöjä.
Hallinnollinen kaaos ja ajan tuhlaus: Kiireisessä pienemmässä yrityksessä ilman aikakirjanpitoa yritätte pitää työajat kurissa luottamuksen ja kotikutoisten ratkaisujen avulla. Ajan myötä eri työntekijöillä on erilaisia sopimuksia: jotkut lähettävät tunnit sähköpostilla, toiset kirjoittavat ne paperille. Kun vanhempi työntekijä lähtee lomalle, huomaatte, ettei kukaan ole rekisteröinyt niitä ylimääräisiä tunteja, jotka hän teki ennen lomaa. Teidän täytyy käyttää kokonainen päivä hänen aikataulunsa rekonstruointiin kaivamalla vanhoja kalentereita ja projektimuistiinpanoja. Samaan aikaan toinen työntekijä on tyytymätön, koska uskoo, ettei ole saanut oikeaa ylityökorvausta viime kuulta. Kaikki tämä johtaa stressiin ja lisätyöhön johdolle. Tämä on esimerkki siitä, kuinka järjestelmän puute säästää aikaa tässä-ja-nyt, mutta maksaa aikaa ja päänsärkyä myöhemmin. Digitaalinen järjestelmä olisi antanut yhteisen yleiskuvan ja eliminoinut nämä epävarmuudet.
Nämä skenaariot havainnollistavat, että seuraukset voivat olla sekä juridisia, taloudellisia että käytännöllisiä. Onneksi on paljon, mitä voidaan tehdä tällaisten tilanteiden välttämiseksi. Avain on aloittaa työaikakirjanpito älykkäästi – ja mieluiten ennen kuin tilanne kiristyy.
Positiivista on, että ratkaisu edellä mainittuihin haasteisiin on yksinkertainen: Luokaa luotettava aikakirjanpito ja selkeä käytäntö sen ympärille. Jos olette epävarmoja siitä, miten asiaan tartutaan, apua on saatavilla. Tässä on joitakin resursseja ja vinkkejä hyvään alkuun:
Hallitse säännöt: Aloittakaa lukemalla tärkeimmät asiat lakivaatimuksesta. Olemme koonneet tyypilliset kysymykset ja vastaukset työaikakirjanpidon FAQ:hun – täältä löydätte tietoa siitä, keitä vaatimus koskee, mitä tulee kirjata ja miten tietoja säilytetään jne. Katsokaa myös oppaastamme lakisääteiseen aikakirjanpitoon kokonaisvaltaisen yleiskatsauksen saamiseksi. Mitä paremmin ymmärrätte säännöt, sitä turvallisemmin voitte navigoida niissä.
Alkuunpääsyopas: Aikakirjanpidon käyttöönotto ei tarvitse olla vaikeaa. Lukekaa oppaastamme Näin pääsette alkuun aikakirjanpidon kanssa, joka selittää vaihe vaiheelta, miten järjestelmä otetaan käyttöön työpaikallanne. Opas kattaa kaiken ratkaisun valinnasta ja työntekijöiden osallistamisesta siihen, miten teette yksinkertaisen aikakirjanpitokäytännön yritykselle. Suunnitelman kanssa vältätte yllätykset.
Valitse oikea järjestelmä: On monia tapoja kirjata aikaa – yksinkertaisista laskentataulukoista kehittyneisiin digitaalisiin järjestelmiin. Valinta riippuu tarpeistanne. Blogikirjoituksessa Näin valitsette oikean aikakirjanpitojärjestelmän käymme läpi eri ratkaisujen edut ja haitat. Harkitkaa tekijöitä kuten käyttäjäystävällisyys, mahdollisuus integroitua palkanlaskentajärjestelmään, mobiilisovellus työntekijöille jne. Hyvän järjestelmän tulee tehdä ajan kirjaamisesta helppoa kaikille jatkuvasti, jotta siitä ei tule taakkaa arkeen.
Osallistakaa työntekijät: Muistakaa tiedottaa ja kouluttaa henkilöstöänne, kun otatte työajanseurannan käyttöön. Tehkää selväksi, että tarkoituksena ei ole valvonta valvonnan vuoksi, vaan että kyse on lakisääteisestä vaatimuksesta ja heidän oikeuksiensa turvaamisesta (mikä se toki onkin). Käykää mielellään keskustelua siitä, miten työajanseuranta voi antaa kaikille paremman kuvan työajasta ja varmistaa esim. oikean ylityökorvauksen. Kun työntekijät ymmärtävät tarkoituksen ja tuntevat tulleensa kuulluksi, käyttöönotto sujuu sujuvammin.
Hyödyntämällä yllä olevia resursseja ja neuvoja voitte suhteellisen nopeasti saada työajanseurannan kuntoon. Monet yritykset ovat jo aloittaneet – ja mitä aikaisemmin pääsette mukaan kelkkaan, sitä enemmän ehkäisette aiemmin kuvaamiemme ikävien seurausten riskiä.
Lopuksi on syytä mainita, että teidän ei tarvitse jäädä yksin tehtävän kanssa. EasyHours on luotu juuri auttamaan teidän kaltaisianne yrityksiä turvallisesti tämän muutoksen läpi. EasyHours.eu tarjoaa käyttäjäystävällisen työajanseurantasovelluksen, joka täyttää kaikki lakivaatimukset automaattisesti. EasyHoursin avulla työntekijät voivat helposti rekisteröidä työaikansa tietokoneen tai älypuhelimen kautta, ja te työnantajana saatte täydellisen kokonaiskuvan. Järjestelmä lähettää jopa varoituksia, jos joku on ylittämässä lepoaika- tai 48 tunnin sääntöjä, joten voitte puuttua asiaan ajoissa ja pysyä lain oikealla puolella – ilman stressiä ja ilman manuaalista seurantaa.
Valitsemalla EasyHoursin kaltaisen ratkaisun poistatte sakkojen ja juridisten ongelmien riskin. Säästätte myös aikaa hallinnossa: ei enää manuaalisia syöttöjä Exceliin tai unohdettuja lappuja. Kaikki rekisteröityy automaattisesti ja tallennetaan turvallisesti pilveen vaadituksi 5 vuodeksi, valmiina dokumentaatioksi jos sitä koskaan tarvittaisiin. Samalla saatte arvokasta dataa, jota voitte käyttää toiminnan optimointiin ja varmistaa, että työntekijöiden aikaa käytetään oikein. Se antaa mielenrauhan sekä johdolle että työntekijöille.
Toimintakehotus: Oletteko valmiita tekemään työajan seurannasta helppoa ja huoletonta? Antakaa EasyHoursin auttaa teitä alkuun. Vierailkaa sivustolla EasyHours.eu saadaksenne lisätietoja ja ilmaisen kokeilujakson. Voitte myös ottaa meihin yhteyttä vapaamuotoiseen keskusteluun – olemme valmiina neuvomaan ja varmistamaan, että saavutatte turvallisesti tavoitteenne uuden työaikaseurantalain kanssa. EasyHours kumppanina voitte keskittyä rauhassa siihen, mitä osatte parhaiten, tietäen että työaika rekisteröidään oikein ja noudatatte lakia pilkuntarkasti. Tehkää se helpoksi itsellenne – ja aloittakaa EasyHoursin kanssa tänään!