Loading...
EasyHours | 10. huhtikuuta 2025
Opas optimaalisen työajanseurantajärjestelmän valintaan, joka sopii yrityksesi tarpeisiin
Tunnisteet: työajanseurantajärjestelmä, työaikaseuranta, digitalisaatio, pk-yritykset
Oikean työajanseurantajärjestelmän valinta yrityksellesi voi olla ratkaisevaa sekä tehokkuuden, työntekijätyytyväisyyden että lakivaatimusten noudattamisen kannalta. Markkinoiden monien vaihtoehtojen vuoksi voi kuitenkin olla vaikeaa navigoida ja löytää juuri teidän tarpeisiinne sopiva ratkaisu.
Tässä artikkelissa opastamme sinut optimaalisen työajanseurantajärjestelmän valintaprosessin läpi. Tarkastelemme tärkeimpiä kriteerejä, jotka sinun tulisi ottaa huomioon, tyypillisiä sudenkuoppia, joita tulisi välttää, ja kuinka löytää tasapaino yksinkertaisuuden ja toiminnallisuuden välillä. Olipa kyseessä pieni yritys, joka aloittaa työajanseurannan ensimmäistä kertaa, tai suurempi organisaatio, joka haluaa päivittää nykyisen järjestelmänsä, saat täältä konkreettisia neuvoja oikean valinnan tekemiseen.
Oikean työajanseurantajärjestelmän valinta alusta alkaen on ratkaisevaa useista syistä. Ensinnäkin työaikaseuranta ei ole enää valinta, vaan lakisääteinen vaatimus: 1. heinäkuuta 2024 lähtien kaikkien työnantajien on rekisteröitävä työntekijöidensä työaika. Oikea järjestelmä auttaa yritystäsi noudattamaan lakia ilman tarpeetonta vaivaa, koska se varmistaa luotettavan rekisteröinnin ja tietojen säilyttämisen.
Toiseksi kyse on pitkän aikavälin tehokkuudesta. Jos investoit hyvään järjestelmään nyt, vältät järjestelmän vaihtamisen myöhemmin – prosessi, joka voi olla aikaa vievä ja kallis. Hyvin toimiva järjestelmä antaa sinulle nopeasti yleiskuvan tunneista, helpottaa palkanlaskentaa ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin.
Lopuksi käyttäjäystävällisyys on valtava tekijä: Jos valitset järjestelmän, jota työntekijäsi voivat helposti käyttää (mieluiten helpon työajanseurannan sovelluksen tai web-käyttöliittymän kautta), lisäät mahdollisuutta siihen, että kaikki rekisteröivät aikansa oikein. Tämä luo parempaa dataa ja vähemmän turhautumista. Lyhyesti sanottuna, oikea valinta alusta alkaen antaa mielenrauhan, koska olet sekä säännösten mukainen että saat ratkaisun, joka toimii arjessa.
Vinkki: Jos olette täysin uusia digitaalisen työajanseurannan parissa, voitte lukea oppaamme 5 askelta työajanseurannan aloittamiseen saadaksenne suunnitelman toteutukseen. Täältä saatte apua hyvään alkuun uuden järjestelmänne kanssa.
Kun yrityksesi valitsee uutta työajanseurantajärjestelmää, on useita tärkeitä kriteereitä harkittavana. Tässä käymme läpi seitsemän keskeistä kohtaa, jotka voivat auttaa teitä tekemään oikean valinnan:
Käyttäjäystävällisyys: Järjestelmän tulee olla helppo käyttää kaikille työntekijöille – teknisestä tasosta riippumatta. Intuitiivinen ratkaisu yksinkertaisella suunnittelulla varmistaa, että työajanseuranta tulee osaksi arkea eikä aikasyöpöksi. Mieti, onko järjestelmä saatavilla suomeksi, ovatko valikot selkeitä ja onko se helppo oppia. Mitä käyttäjäystävällisempi, sitä suurempi todennäköisyys sille, että kaikki todella käyttävät sitä oikein joka päivä.
Hinta: Harkitse sekä hankintahintaa että jatkuvia kustannuksia. Pk-yrityksessä budjetti voi olla rajallinen, joten on tärkeää löytää ratkaisu, joka täyttää tarpeenne räjäyttämättä pankkia. Muista, että halvin ratkaisu ei aina ole paras – jos halpa järjestelmä ei sisällä tärkeitä toimintoja tai on vaikea käyttää, se voi lopulta maksaa enemmän ajan hukkaan ja turhautumisen muodossa. Vertaile eri ratkaisujen hintoja ja kiinnitä huomiota siihen, onko hinta per käyttäjä, per kuukausi vai mahdollisesti kertalisenssi.
Mobiiliyhteys: Nykyään paljon työtä tehdään liikkeellä tai toimiston ulkopuolella. Varmista, että valitset järjestelmän, jossa on työajanseurantasovellus tai mobiiliystävällinen verkkosivusto, jotta työntekijät voivat rekisteröidä aikaa älypuhelimellaan tai tabletillaan. Mobiiliyhteys tekee työntekijöiden helpoksi "leimata sisään ja ulos" riippumatta siitä, ovatko he toimistossa, kotona vai asiakaskäynnillä. Se lisää todennäköisyyttä, että aika rekisteröidään reaaliajassa ja oikein, sen sijaan että se pitäisi muistaa myöhemmin.
Tietojen tallennus ja turvallisuus: Työajanseurantajärjestelmän tulee säilyttää tietonne turvallisesti. Lakivaatimusten mukaan työaikaa koskevat tiedot on säilytettävä useita vuosia, joten järjestelmän tulisi pystyä käsittelemään pitkäaikaista tietojen tallennusta. Selvitä, missä tiedot tallennetaan – onko se pilvessä turvallisella palvelimella? – ja täyttääkö toimittaja GDPR:n ja muut turvallisuusstandardit. Haluatte luotettavan järjestelmän, joka ei kadota tietoja ja joka suojaa työntekijöiden henkilökohtaisia tietoja.
Raportointi: Hyvät raportointimahdollisuudet ovat välttämättömyys. Teidän pitää pystyä helposti tuottamaan raportteja työajasta tietyltä ajanjaksolta, sekä compliance-tarkistuksia varten (esim. 48 tunnin säännön noudattaminen) että tietojen käyttämiseksi palkanlaskentaan, laskutukseen tai tuottavuusanalyyseihin. Valitse järjestelmä, jossa voitte muutamalla klikkauksella luoda selkeitä raportteja työntekijöiden tunneista, ylitöistä, lomista jne. Bonusta on, jos voitte mukauttaa raportteja tai viedä tietoja Exceliin/PDF:ään tarpeen mukaan.
Tuki ja apu: Teknologian tulisi toimia, mutta on tärkeää, että apua on saatavilla, jos syntyy kysymyksiä tai ongelmia. Tarkista, millaista tukea tarjotaan: Onko saatavilla suomenkielistä tukea? Puhelintukea, chattia vai sähköpostia? Kuinka nopeasti he vastaavat? Erityisesti alussa saatatte tarvita hieman lisäapua järjestelmän käyttöönottoon tai käyttöön. Hyvän asiakaspalvelun omaava toimittaja voi tehdä kaiken eron siihen, tuleeko käyttöönotosta positiivinen kokemus. Lukekaa mahdollisesti muiden asiakkaiden arvioita tukikokemuksesta.
Integraatio muihin järjestelmiin: Työajanseuranta toimii harvoin eristyksissä. Se voi säästää teiltä paljon manuaalista työtä, jos järjestelmä voidaan integroida muihin järjestelmiinne – esimerkiksi palkanlaskentajärjestelmään, taloushallintojärjestelmään tai projektinhallintatyökaluihin. Hyvän integraation avulla rekisteröidyt tunnit voidaan siirtää automaattisesti palkanmaksuun tai laskutukseen, joten vältätte kaksinkertaisen syöttämisen. Harkitkaa ohjelmia, joita jo käytätte yrityksessä, ja tutkikaa, voiko työajanseurantajärjestelmä kommunikoida niiden kanssa. Se antaa sujuvamman työnkulun ja vähemmän virheitä.
Kun yritykset valitsevat työajanseurantajärjestelmää ensimmäistä kertaa, nähdään tiettyjä tyypillisiä virheitä toistumassa. Tässä on joitakin sudenkuoppia ja neuvoja niiden välttämiseksi:
Hinnan liian yksipuolinen painottaminen: Tietysti talouden on oltava kunnossa, mutta varokaa valitsemasta vain halvinta ratkaisua. Tyypillinen virhe on valita ilmainen tai hyvin halpa järjestelmä, joka osoittautuu hankalaksi käyttää tai josta puuttuu tärkeitä toimintoja. Ratkaisu on ottaa kokonaiskuva huomioon – olkaa valmiita maksamaan laadusta, jos se säästää aikaa ja vaivaa pitkällä aikavälillä.
Liian monimutkaisen järjestelmän valitseminen: Jotkut yritykset päätyvät liian kehittyneeseen järjestelmään, koska ajattelevat "mitä enemmän ominaisuuksia, sitä parempi". Mutta jos järjestelmä on liian laaja, se voi vaikuttaa pelottavalta tai ylivoimaiselta käyttäjille. Seurauksena on, että työntekijät saattavat jättää käyttämättä kaikkia hienoja ominaisuuksia – tai vielä pahempaa, välttävät järjestelmää kokonaan. Vältä tämä virhe sovittamalla järjestelmän monimutkaisuus todellisiin tarpeisiinne. Usein yksinkertaisempi ratkaisu on paras pienemmille yrityksille (lisää tästä alla).
Työntekijöiden osallistamatta jättäminen: On suuri virhe tehdä valinta suljetussa toimistossa ilman niiden panosta, joiden pitää käyttää järjestelmää päivittäin. Jos työntekijät kokevat, että uusi järjestelmä "työnnetään heidän päälleen", voi syntyä vastustusta. Vältät tämän ottamalla työntekijät mukaan prosessiin varhaisessa vaiheessa – esimerkiksi hankkimalla palautetta käytettävyydestä ilmaisen kokeilujakson aikana. Näin saat heidän sitoutumisensa ja he tuntevat omistavansa ratkaisun.
Ei kokeilujaksoa tai testausta: Sian ostaminen säkissä on riskialtista. Tyypillinen moka on ottaa järjestelmä käyttöön testaamatta sitä ensin kunnolla. Onneksi useimmat palveluntarjoajat tarjoavat ilmaisen kokeilun tai demon. Hyödynnä sitä! Anna muutaman työntekijän kokeilla järjestelmää käytännössä viikko tai kaksi. Näin löydätte mahdolliset haasteet ennen kuin olette sitoutuneet liikaa. Testijakso antaa myös mahdollisuuden säätää asetuksia, tehdä ohjeita ja varmistaa, että olette valinneet oikein ennen lopullista investointia.
Tulevaisuuden unohtaminen: Ehkä teillä on vain muutama työntekijä nyt, mutta entä muutaman vuoden päästä? Virhe on valita ratkaisu, jota ei voida skaalata tai mukauttaa yrityksen kehitykseen. Harkitse siksi myös tulevia tarpeita: Pystyykö järjestelmä käsittelemään, jos kaksinkertaistatte työntekijöiden määrän? Voiko uusia ominaisuuksia ostaa lisää, jos tarpeet kasvavat? Ajattelemalla eteenpäin varmistatte, että järjestelmä pysyy mukana yrityksenne kehityksessä ettekä joudu vaihtamaan uudelleen lyhyen ajan kuluttua.
Kiinnittämällä huomiota näihin seikkoihin voitte välttää pahimmat sudenkuopat. Kyse on realistisuudesta, markkinoiden tutkimiseen käytettävästä ajasta ja ratkaisua käyttävien henkilöiden osallistamisesta. Näin olette vahvemmassa asemassa työajanseurannan valinnassa alusta alkaen.
Markkinoilla on tarjolla kaikkea täysin yksinkertaisista sovelluksista erittäin kehittyneisiin työajanseurantajärjestelmiin. Mutta mikä tyyppi sopii parhaiten pienelle tai keskisuurelle yritykselle?
Useimmiten pienet yritykset saavat eniten hyötyä yksinkertaisista järjestelmistä. Yksinkertainen ratkaisu keskittyy olennaiseen – helppoon työajan rekisteröintiin – ilman joukkoa ylimääräisiä (ja mahdollisesti hämmentäviä) toimintoja. Tämä tarkoittaa tyypillisesti alhaisempia kustannuksia, nopeampaa käyttöönottoa ja käyttäjäystävällisempää kokemusta. Työntekijät voivat oppia järjestelmän nopeasti, ja pääsette nopeasti alkuun ajan rekisteröinnissä oikein.
Monimutkaisemmat ratkaisut suuntautuvat usein suurille yrityksille, joilla on monimutkaisia tarpeita: Ne voivat sisältää kaikkea projektinhallinnasta, työvuorosuunnittelusta, HR-moduuleista, integraatioista moniin eri järjestelmiin jne. Voi olla houkuttelevaa valita "Rolls Royce" -ratkaisu, mutta pienelle yritykselle se voi tuntua kuin ampuisi varpusia tykillä. Riskinä on maksaa toiminnoista, joita ette koskaan käytä, ja järjestelmä voi olla vaikeampi ylläpitää.
Siksi: Olkaa rehellisiä tarpeistanne. Jos tarvitsette ensisijaisesti tulo- ja lähtöaikojen seurantaa ja varmistusta siitä, ettei kukaan työskentele liikaa, niin helppo työajanseurantaratkaisu on todennäköisesti riittävä. Voitte aina päivittää myöhemmin, jos tarve ilmenee. Aloittakaa yksinkertaisesti – tärkeintä on, että pääsette alkuun työajanseurannassa, täytätte lakivaatimukset ja saatte ne edut, joita digitaalinen työajanseuranta antaa arkeen.
(Lue mahdollisesti artikkelimme digitaalisen ratkaisun eduista nähdäksesi, mitä konkreettisesti saatte luopumalla paperista ja Excelistä.)
Oikean ajankirjausjärjestelmän valinta vaatii hieman etukäteistyötä, mutta se maksaa itsensä nopeasti takaisin helpomman hallinnon, tyytyväisempien työntekijöiden ja varman työaikalain noudattamisen muodossa. Ajatelkaa pitkäjänteisesti ja löytäkää ratkaisu, joka sopii yrityksellenne sekä tänään että huomenna. Kun olette harkinneet kriteerejä kuten käyttäjäystävällisyys, hinta, mobiiliyhteys, tietojen tallennus, raportointi, tuki ja integraatio – sekä välttäneet tyypilliset sudenkuopat – olette hyvin varustettuja tekemään oikean päätöksen.
Ja mitä sitten nyt? Jos etsitte yksinkertaista ja tehokasta ajankirjausjärjestelmää, EasyHours on ilmeinen valinta. EasyHours täyttää kaikki mainitut kriteerit käyttäjäystävällisellä tavalla ja on kehitetty pk-yritysten tarpeita silmällä pitäen. Aloita ilmainen kokeilujaksosi EasyHours.fi:ssa tänään ja koe, kuinka helppoa työajan seuranta voi olla – näin pääsette nopeasti alkuun ja olette täysin säännösten mukaisia ilman vaivaa. Olemme valmiina auttamaan teitä hyvään alkuun!